top of page

المستشار المحترف (9): نطاق اعمال (Terms of Reference) الاستشارة والعقد

تاريخ التحديث: ٢ ديسمبر ٢٠٢٣


المستشار الدكتور / جاسم يوسف الفهد

خبير دراسات والانظمة والكودات والية التطبيق والمتابعة

رئيس نادي المستشارين المحترفين

ايميل: ceo@consult-club.com







تعريف نطاق اعمال (Terms of Reference) الاستشارة نطاق أعمال الاستشارة، المعروف أيضًا بـ"شروط الإشراف" أو "Terms of Reference (ToR)"، هو وثيقة توضح نطاق وتفاصيل المشروع أو الخدمة المستشارية. يحدد هذا النطاق الغرض والهدف والمخرجات المتوقعة للعمل، ويشمل عناصر مثل:

  1. المقدمة والسياق: شرح للسياق العام للمشروع أو الخدمة والدوافع وراء اختيار الاستشاري.

  2. الأهداف والنطاق: تحديد الأهداف الرئيسية ونطاق الأعمال المتوقع للمشروع أو الاستشارة.

  3. المدة الزمنية: تحديد الفترة الزمنية المتوقعة لإكمال المشروع أو الفترة التي ستستغرقها الخدمة.

  4. المخرجات المتوقعة: تحديد المنتجات أو النتائج المتوقعة التي ينبغي تسليمها بنهاية المشروع.

  5. المسؤوليات والتفاصيل الإدارية: تحديد دور المستشار والعميل، وتوضيح المسؤوليات والإجراءات الإدارية.

  6. الميزانية والتكاليف: تحديد التكاليف المتوقعة وكيفية التعامل مع التكاليف الإضافية إذا كانت هناك.

  7. معايير التقييم: تحديد معايير تقييم الأداء وكيفية قياس تحقيق الأهداف.

  8. شروط الدفع: تحديد كيفية دفع الرسوم والجدول الزمني للمدفوعات.


نطاق أعمال الاستشارة يعتبر إطارًا هامًا لضمان فهم وتوضيح التفاصيل الضرورية لتحقيق نجاح المشروع أو الخدمة المستشارية.






أهمية نطاق اعمال (Terms of Reference) الاستشارة

نطاق أعمال الاستشارة، المعروف أيضاً بـ"شروط الإشراف" أو "Terms of Reference (ToR)"، يُعتبر أداة هامة في عمليات الاستشارة. إليك بعض أهميتها:

  1. توضيح الأهداف: يساعد نطاق العمل في تحديد الأهداف والتوقعات المتعلقة بالمشروع أو الخدمة المستشارية. يوفر هيكلًا لتحديد ما يجب تحقيقه.

  2. تحديد المسؤوليات: يساعد في توضيح دور كل طرف في العملية، بما في ذلك المستشار والعميل. يحدد مناطق المسؤولية ويقلل من الالتباس.

  3. تحديد النطاق الزمني: يحدد نطاق الأعمال الزمني المتوقع لإكمال المشروع، وهو أمر أساسي لتحديد الجداول الزمنية والتخطيط.

  4. ضمان التوازن المالي: يعين الميزانية والتكاليف المتوقعة، مما يسهم في ضمان توازن مالي وتحديد ما إذا كان يمكن تنفيذ المشروع بفعالية.

  5. تجنب الالتباس: يساعد في تجنب الالتباس أو التفسيرات المتعددة، حيث يوفر إطارًا واضحًا يتم الاتفاق عليه بين الطرفين.

  6. تحقيق التوقعات: يضع نطاق الأعمال توقعات العميل والمستشار في سياق واضح، مما يجعل من السهل تحقيق الأهداف المحددة.

  7. قاعدة للتقييم: يشكل نطاق الأعمال أساسًا لعمليات التقييم والمراقبة، مما يسمح بقياس الأداء وتقييم تقدم المشروع.


باختصار، يعتبر نطاق أعمال الاستشارة أداة أساسية لتوجيه العملية بشكل فعّال وتحقيق نجاح المشروع.



كيف تحديد نطاق العمل (Terms of Reference) الاستشارة ؟ تحديد نطاق العمل في مشروع الاستشارة هو خطوة حاسمة لتحديد المهام والأنشطة التي سيقوم المستشار بتنفيذها خلال الفترة المحددة للمشروع. إليك بعض الخطوات التي يمكن اتخاذها لتحديد نطاق العمل بشكل فعّال:

1. اجتماع مع العميل: عقد اجتماع مبدئي مع العميل لفهم توقعاته وأهداف المشروع.


2. تحديد أهداف المشروع: تحديد الأهداف التي يسعى العميل لتحقيقها من خلال الاستشارة.


3. تحليل الوضع الحالي: قيام بتحليل دقيق للوضع الحالي للعميل والعوائق التي قد تواجهه.


4. استكشاف التحديات والفرص: تحديد التحديات والفرص المحتملة التي قد تظهر أثناء العمل على المشروع.


5. تحديد المهام والأنشطة: تقسيم الأهداف إلى مهام وأنشطة قابلة للتحقيق والتنفيذ.


6. توضيح الإخراج المتوقع: تحديد النتائج المتوقعة لكل مهمة أو نشاط وكيفية قياس النجاح.


7. تحديد الفاعلين: تحديد الأشخاص أو الأقسام المعنية داخل المؤسسة العميلة.


8. تحديد المدى الزمني: تحديد المدى الزمني المتوقع لتنفيذ كل مهمة والمشروع ككل.


9. تحديد الموارد المطلوبة: تحديد الموارد البشرية والمالية والتقنية المطلوبة لتنفيذ المشروع.


10. وضع تقرير نطاق العمل: - وضع وثيقة تصف نطاق العمل بشكل كامل، بما في ذلك المهام، والأهداف، والمدى الزمني، والموارد.

11. التوقيع على الاتفاقية: - عقد اجتماع آخر مع العميل لمراجعة نطاق العمل والتأكد من فهمه، ثم توقيع اتفاقية نطاق العمل.

12. التواصل المستمر: - الحفاظ على تواصل مستمر مع العميل لضمان استمرار تحقيق أهداف المشروع.

تحديد نطاق العمل يساعد على توضيح التوقعات وتفادي التباسات أو الخلافات خلال مراحل المشروع. يجب أن يكون نطاق العمل مرنًا بما يكفي للتكيف مع أي تغييرات محتملة في احتياجات العميل أو الظروف.




قائمة أعداد (Checklist) نطاق العمل (Terms of Reference) الاستشارة



قائمة أعداد (Checklist) لنطاق العمل (Terms of Reference - ToR) في الاستشارات تشمل عدة عناصر يجب مراعاتها وتحديدها بشكل واضح. إليك قائمة تشغيل تساعد في إعداد نطاق العمل بشكل فعّال:

1. تحديد الهدف:

· تحديد أهداف المشروع أو الاستشارة.


2. وصف المشكلة أو الفرصة:

· وضع وصف واضح للمشكلة أو الفرصة التي تتناولها الاستشارة.


3. تحديد المدة الزمنية:

· حدد الفترة الزمنية المتوقعة لإكمال المشروع.


4. توضيح المخرجات:

· تحديد المنتجات أو النتائج المتوقعة.


5. تحديد المسؤوليات:

· تحديد دور المستشار والعميل، وتوضيح المسؤوليات.


6. تحديد الميزانية:

· حدد التكاليف المتوقعة وتحديد كيفية التعامل مع التكاليف الإضافية.


7. تحديد معايير التقييم:

· حدد المعايير التي ستُستخدم لقياس الأداء.


8. تحديد شروط الدفع:

· قدم تفاصيل حول شروط الدفع والجدول الزمني للمدفوعات.


9. توضيح الإجراءات الإدارية:

· وضع خطة للإجراءات الإدارية والتواصل بين الطرفين.


10. تحديد المعلومات المطلوبة:

· تحديد نطاق المعلومات المطلوبة والوثائق المرتبطة.


11. تحديد المخاطر وخطط الإدارة:

· تحديد المخاطر المحتملة وكيفية إدارتها.


12. تحديد القوانين واللوائح:

· التأكد من التزام المشروع بالقوانين واللوائح المعمول بها.


13. التوقيع والموافقة:

· الحصول على توقيع الطرفين المعنيين للتأكيد على الاتفاق.


هذه القائمة تساعد على ضمان شمولية وشفافية نطاق العمل وتوفير توجيه واضح للعملية الاستشارية.







مثال تحديد نطاق العمل (Terms of Reference) استشارة اعداد سياسات واجراءات مدرسة



مثال على نطاق العمل (Terms of Reference - ToR) لاستشارة إعداد سياسات وإجراءات لمدرسة:


1. الخلفية:

· وصف موجز للمدرسة والسياق الذي يستدعي اعتماد سياسات وإجراءات.


2. أهداف الاستشارة:

· تحديد الأهداف المحددة لإعداد السياسات والإجراءات.


3. المدة الزمنية:

· تحديد الجدول الزمني المتوقع لاستكمال الاستشارة.


4. المنتجات المتوقعة:

· وصف دقيق للمنتجات المتوقعة مثل السياسات والإجراءات.


5. المسؤوليات:

· تحديد دور المستشار ودور الجهة المستفيدة، وتوزيع المسؤوليات.


6. معايير التقييم:

· تحديد المعايير التي سيتم قياس الأداء بها.


7. ميزانية الاستشارة:

· تحديد تكاليف الاستشارة والجدول الزمني للدفع.


8. الإجراءات الإدارية:

· وصف كيفية التواصل، وجدول الاجتماعات، وتقديم التقارير.


9. تفاصيل المعلومات المطلوبة:

· تحديد البيانات والمعلومات المطلوبة من المدرسة.


10. تحديد المخاطر:

· تحديد المخاطر المحتملة وكيفية التعامل معها.


11. شروط الدفع:

· تحديد الشروط المتعلقة بالدفع والمراحل.


12. تقييم النجاح:

· تحديد كيفية قياس نجاح الاستشارة وتحقيق الأهداف.


13. توقيع الاتفاق:

· تحديد موعد لتوقيع الاتفاق بين الطرفين.


تأكيد هذه النقاط يساعد على توضيح توقعات العميل والمستشار ويضمن تحقيق نتائج فعّالة لعملية إعداد سياسات وإجراءات المدرسة.








مشاكل وأخطاء نطاق العمل (Terms of Reference) الاستشارة



قد تواجه بعض المشاكل أو تحدّيات عند وضع نطاق العمل (Terms of Reference - ToR) لعملية الاستشارة. إليك بعض المشاكل الشائعة وكيفية تجنبها:


1. عدم وضوح الأهداف:

· مشكلة: عدم توضيح أهداف الاستشارة بشكل واضح. · الحل: تأكيد وتحديد الأهداف بشكل دقيق وواضح.


2. توقعات غير واقعية:

· مشكلة: توقعات غير واقعية من قبل العميل أو المستشار. · الحل: مناقشة وتوضيح التوقعات المتوقعة بشكل مبكر.


3. عدم تحديد المسؤوليات:

· مشكلة: عدم تحديد المسؤوليات بين العميل والمستشار. · الحل: وضع جدول زمني واضح للمسؤوليات وتحديد دور كل طرف.


4. تحديد غير كافي للمخرجات:

· مشكلة: عدم توضيح كافي للمخرجات المتوقعة. · الحل: تحديد بوضوح المنتجات أو النتائج المرتقبة.


5. عدم تحديد المعايير القياسية:

· مشكلة: عدم تحديد المعايير التي سيتم قياس الأداء بها. · الحل: تحديد معايير التقييم وكيفية تقييم النجاح.


6. عدم توضيح الإجراءات الإدارية:

· مشكلة: عدم توضيح كيفية الاتصال والتقارير. · الحل: توضيح الإجراءات الإدارية وجدول الاجتماعات والتقارير.


7. تفاصيل الميزانية غير واضحة:

· مشكلة: غموض في تفاصيل الميزانية والدفع. · الحل: تحديد التكاليف المتوقعة وجدول الدفع بشكل دقيق.


8. عدم تحديد المعلومات المطلوبة:

· مشكلة: عدم تحديد المعلومات التي يحتاجها المستشار. · الحل: توضيح نطاق المعلومات المطلوبة والوثائق.


9. عدم التعامل مع المخاطر:

· مشكلة: عدم التفكير في المخاطر المحتملة. · الحل: تحديد المخاطر ووضع خطط للتعامل معها.


10. تأخير التوقيع:

· مشكلة: التأخير في توقيع نطاق العمل. · الحل: تحديد موعد لتوقيع الاتفاق في وقت مبكر.



تجنب هذه المشاكل يسهم في تحقيق تعاون فعّال بين العميل والمستشار وضمان تحقيق أهداف الاستشارة.







علاقة نطاق العمل (Terms of Reference) والعقد لتقديم استشارة



نطاق العمل (Terms of Reference - ToR) والعقد لتقديم استشارة يرتبطان بشكل وثيق، ويعتبر نطاق العمل مدخلًا أساسيًا لصياغة العقد. إليك كيف يرتبطان:


توضيح الأهداف والمخرجات:


  • نطاق العمل يحدد بدقة أهداف الاستشارة والمنتجات المتوقعة. يُستخدم هذا الوضوح لصياغة العقد وتحديد التزامات كل طرف.



الجدول الزمني والمدة:


  • نطاق العمل يحدد الجدول الزمني لإكمال الاستشارة، وهذا يتأثر بشروط العقد بما في ذلك المدة الزمنية لتنفيذ المهام والمراحل الزمنية للدفع.



التكلفة والميزانية:


  • الميزانية والتكاليف تحددان بشكل محدد في نطاق العمل، وتكون هذه المعلومات أساسًا لتحديد الأمور المالية في العقد.



المسؤوليات والتعاون:


  • نطاق العمل يوفر توجيهًا حول المسؤوليات والتعاون بين الأطراف، ويُستخدم هذا لتحديد الالتزامات والتفاصيل العقدية حول الأداء والتعاون.



الإجراءات الإدارية:


  • كيفية التواصل والإجراءات الإدارية يتم توضيحها في نطاق العمل وتستمد منها الشروط العقدية للاتصال وتقديم التقارير.



تقييم الأداء والنجاح:


  • نطاق العمل يحدد المعايير التي يمكن قياس الأداء بها، وهي تستخدم لتحديد كيفية تقييم الأداء والنجاح في العقد.



التفاصيل القانونية:


  • العقد يستند إلى النطاق لتحديد الشروط القانونية والتفاصيل المحددة للالتزامات القانونية والمسائل القانونية الأخرى.


تكامل نطاق العمل والعقد يسهم في توضيح التوقعات والالتزامات بين العميل والمستشار، ويضمن تحقيق نتائج فعّالة لعملية الاستشارة.






End,,,






PhD in Code (Regulation) Development & Compliance An expert in studies, systems, codes, and implementation CEO of the Professional Consultants Club Email: ceo@consult-club.com

Mobile: +965 99222094







----------------------------------------------------



















====================================================







====================================================



للتواصل معنا:


965-9925-4419 +

965-9925-4418 +





٤ مشاهدات٠ تعليق

Comments


bottom of page