تعتبر إدارة الأفراد من المكونات الحرجة في عملية إدارة الأعمال. يجب على رب العمل أن يكون ملماً بعدة أمور منها : التوظيف ، نظام الحوافز ، التوجيه ، التأنيب (لفت النظر) وحتى الفصل من الخدمة.
1. كتابة التوصيف الوظيفي الفعال - يحدد التوصيف الوظيفي المهام الأساسية في الوظيفة وعليه فان التوصيف الوظيفي الجيد يبدأ بتحليل دقيق للمهام الأساسية في الوظيفة مثل : متضمنات الوظيفة ، طريقة إتمام المهام ، مسئوليات الوظيفة ، علاقة الوظيفة بالنسبة للوظائف الأخرى ، والمؤهلات المطلوبة لشغل الوظيفة. - من المهم بمكان جعل التوصيف الوظيفي مرن وليس ثابتا بحيث يكون هناك مجالا للتجديد والتعلم، حيث أن هناك دائما فرصا لتطور ونمو العامل بالإضافة إلى نمو وتطور العمل نفسه. - يراعى عند كتابة التوصيف الوظيفي أن يتضمن الآتي:
المسمى الوظيفي.
الغرض من الوظيفة.
بيان بمهام الوظيفة.
وصف أدوار وعلاقات العمل بالنسبة لشاغل الوظيفة (إذا كان له دور إشرافي أو دور تابع) .
الحد الأدنى من المؤهلات لشغل هذه الوظيفة من التعليم والخبرة والمهارات.
مكان العمل (هل سيتم العمل داخل مكتب أم في مواقع).
الأجهزة المستخدمة في العمل : الكومبيوتر (ماكنتوش أو (IBM.
هل المتقدم عضو في اتحادات ، نقابات أو منظمات.
المرتب.
2. عملية المقابلة – كيفية اختيار الشخص المناسب: - من الناحية العملية لا يوجد جواب مثالي في عملية اختيار الشخص المناسب. ولكن عملية المقابلة تساعد بطريقة أو بأخرى في تحديد الشخص المناسب لشغل وظيفة ما. - تعتبر المقابلة من المراحل الأخيرة في عملية اختيار شاغلي الوظائف في شركتك (أو مجال عملك). - وهناك عدة مراحل في عملية الاختيار يجب وضعها في الحسبان منها:
الحاجة إلى تعيين موظفين جدد : هل العمل يستخدم المهارات المتاحة لدى العاملين الحاليين
هل تعرف متطلبات العمل – هل يدعم نمو عملك تعيين موظفين جدد.
تحليل وظيفي شامل : ما هي الوظائف الضرورية ومعايير الأداء الرئيسية.
كتابة التوصيف الوظيفي بناءا على التحليل الوظيفي.
تحديد المرتب (الأجر) لكل وظيفة مقارنة بالوظائف الأخرى ومسئولياتها في الشركة وتلك المماثلة في سوق العمل.
معرفة أين وكيف تجد المؤهلات المطلوبة لشغل الوظيفة.
تجميع ومراجعة قدر كاف من السير الذاتية وذلك لاختيار أكثر المرشحين المؤهلين لشغل الوظيفة.
مقابلة أفضل المرشحين لشغل الوظيفة بناء على التوصيف الوظيفي و المواصفات.
التدقيق والتأكد من المراجع.
تعيين أفضل المرشحين.
3. كيفية التحضير للمقابلة:
مراجعة تفاصيل الوظيفة: معرفة ما تتطلبه من المرشح لشغل الوظيفة.
الإلمام التام بالتوصيف الوظيفي.
عمل قائمة بالأسئلة التي تتعلق بمهارات وقدرات والخبرات السابقة للمرشح والتي تود الاستفسار عنها.
عمل قائمة لتحليل والمقارنة بين المرشحين.
مراجعة السيرة الذاتية للمرشح قبل عمل المقابلة.
تحديد أوقات المقابلة مع المرشحين مع وضع فترات فاصلة مناسبة بين كل منها.
كن مستعدا لتبرير استخدام أي نموذج اختيار في المقابلة.
اجمع معلومات وثيقة الصلة خلال المقابلة (هل المرشح ينتمي إلى الصورة العامة ؟ هل يكتفي المرشح بالمعلومات العامة أم هو أكثر تخصصية؟ هل هو مستمع جيد أم متحدث أكثر من اللازم؟ هل هو محدد في إجاباته؟ هل هو منظم في أفكاره؟).
نظم معلوماتك وحلل تلك المعلومات بعد المقابلة مباشرة حيث لازالت المعلومات واضحة في الذاكرة.
انظر وتصرف بشكل محترف أثناء المقابلة.
يجب أن تكون حسن المظهر.
تجنب ظهور علامات الإرهاق أو الضجر.
ركز على النتائج السابقة للمرشح خلال عمله مع أخذ ملاحظات بذلك.
زود المرشح بمعلومات عن الشركة وعن الوظيفة.
عامل جميع المرشحين بمساواة.
اجعل الأسئلة خاصة بالعمل.
يجب أن تتم المقابلة في مكان يقل فيه التركيز على المقابلة.
أعطي الوقت الكافي لكل مرشح.
أثني على انجازات المرشح.
في نهاية المقابلة اشكر للمرشح وقته واهتمامه.
4. طلب الالتحاق بالعمل:
- يعتبر طلب الالتحاق بالعمل من الطرق المهمة في معرفة وتحديد تاريخ المرشح وبالتالي يمثل وسيلة الحماية من المرشح غير الأمين في الإدلاء بمعلومات غير صحيحة ، مع الآخذفى الاعتبار ما يلي :
تذكر دائما التحقق من المراجع وأرباب العمل السابقين وكذلك من المؤهلات العلمية للمرشح.
اجعل أكثر من شخص يقوم بعمل المقابلة مع المرشح.
اختار الموظف الأفضل.
اختار الموظف بعناية.
قرر ماذا تريد من الموظف بالتحديد.
يجب أن يكون المرشح مرناً بحيث يتنقل من مهمة إلى أخرى كما يطلب منه.
معرفة مهارات ومؤهلات كل مرشح تساعد في عملية الاختيار الأمثل.
5. مستويات الأجور:
تُحسب مستويات الأجور على أساس أهمية المستوى الوظيفي والخبرات والمهارات المطلوبة. وبالإمكان
استشارة المحاسب لمعرفة نسبة التكلفة وهامش الربح في عملك.
وعلى الرغم من وجود حد أدنى للأجور فان الحد الأدنى الذي تعرضه يرجع كليا إلى رب العمل والمرشح لشغل الوظيفة.