تقويم الأداء

مفهوم قياس و تقويم الأداء تسعي التنظيمات الإدارية بأنواعها كافة إلى انجاز أعمالها بكفاءة وفعالية عالية، وذلك للوصول إلى الأهداف الرئيسية والفرعية وتكاليفه مسقولة، لذلك فإن مراعاة البناء التنظيمي الجديد وبكل عناصره، إضافة إلى اتباع النهج الإداري الملائم الذي يعتمد عليه التنظيم في الوصول إلى الأهداف ومراعاة البيئة وتغيراتها ومراعاة التأكد من كفاءة العمليات التنظيمية، تقويم الأداء في أبسط صورة هو عبارة عن تقرير دوري يكشف مستوى أداء الرؤساء المباشرين وإعداد تقاريرهم عند مرؤوسيهم في نموذج خاص پسمي تقرير الكفاية أو تقدير الأداء. يقصد ( بتقويم الأداء ) ( الحصول على حقائق أو بيانات محددة من شأنها أن تساعده على تحليل وفهم وتقويم أداء العامل لعمله وسلوكه فيه في مدة زمنية محددة وتقدير مدى كفاءته الفنية والعملية للنهوض بأعباء المسؤوليات، والواجبات المتعلقة بصلة الحاضر والمستقبل) وتستخدم المنظمة الإدارية، نتائج تقرير الأداء لأغراض عديدة مثل توزيع المكافآت، زيادة المرتبات، والأجور، والترقية، والتدريب، والتأديب، والفصل من العمل، ومعالجة معوقات الأداء الفنية والتنظيمية والسلوكية. تعتبر عملية تقويم الأداء مهمة لجميع مستويات الأداء في المنظمة ابتداء من الإدارة العليا وانتهاء بالعاملين في أقسام ووحدات الإنتاج ويجب مشاركة الجميع بشكل نظامي ودقيق. قدم Robin في تعريفه على أنه تقويم الأداء السابق وذلك لتحقيق هدفين رئيسين، أولهما إداري وما يرتبط من قرارات إدارية ( تقل، فصل، تدريب ) وثانيهما سلوكي وما يرتبط به من توبه للسلوكيات والعلاقات والطه.وبيكات للموظف العمل. كما عرف عبد المعطي عساف أن تقويم الأداء هو محاولة لتحليل الموظفين بكل ما يتعلق بهم من متغيرات وصفات نفسية أو بدنية أو مهارات فنية أو فكرية أو سلوكية وذلك بهدف تحديد نقاط الضعف والقوة والعمل على مواجهة الأولى والثانية، وذلك كضمان أساسية لفعالية المنظمة في الحاضر، وتضمان تطورها واستمرارها في المستقبل، وقد حدد خصائص العملية بما يلي: 1 - أنها عملية تعتمد التخطيط الموضوعي الجيد والملائم. 2. أنها ذات نتائج إيجابية. 3. آنها عملية مستمرة. ويمكن تعريف تقويم الأداء Job evolutions هو طريقة لتحديد قيمة كل عمل بالنسبة للأعمال الأخرى من المشروع، وتشل يده قيمة لكل عمل علي شكل وحدات كنقاط Points تكون تمشية مع مركز كل عمل كما عرفه رانديل تقويم الأداء بأنه هو "الإجراءات التي تساعد في تجميع، مراجعة: مشاركة أعضاء واستخدام المعلومات المتجمعة من حول الأفراد بغرض تحسين أدائهم في العمل." وتعرف عملية تقويم الوظائف Job evaluation بأنها " عملية إعطاء قيمة لكل وظيفة تمثل قيمتها للمنظمة". إن الهدف الرئيسي لعملية تقويم الأداء هو إيجاد معيار موضوعي يعكس واجبات ومسؤوليات الموظف والعمال، بطريقة واضحة ومفهومة لدى كل من الموظفين ورئيسة المباشر. تقويم الأداء المؤسسي يعتبر تقويم الأداء المؤسسي من العمليات الإدارية التي يحتاج لها العاملون نے التنظيمات الإدارية الخاصة والحكومية، فهي جزء أساسي من العمل الإداري يهدف إلى معرفة كيفية تنفيذ النشاطات المختلفة وكيفية تحقيقها للأهداف المرسومة. ومازالت عملية التقويم المؤسسي تفتقر إلى وجود إطار ناري متكامل، فهي تعتمد ولا تزال على محالات يبديها الباحثون في هذا المجال بهدف تحسين أداء التنظيمات الإدارية بالتعرف على نواحي الضعف، والقوة كذلك، وبالتالي فإن هذه العملية ما زالت في مراحلها الأولى بسبب تنوع أهدافها وضعف، الحوافز وعدم بلورة آلية واضحة للقيام بها، وعلى الرغم من ذلك، فإن عملية تقويم الأداء يجب أن تتضمن الأبعاد التالية: 1- مدي الغالية 2 - مدي الكفاءة. 3 -. إمكانية التطوير ولذلك يجب أن يسمى تقويم الأداء المؤسسي إلى مقارنة الواقع ونتائجه مع أهداف، التنظيم، ولكن ما يؤخذ أحيانا، أن هناك الكثير من الأهداف التي يصعب قياسها كميا بل هي أهداف فرعية ولا يمكن قياسها إلا قياسا نوعيا، كما يجب أن يتناول هذا التقويم، تحليل الجوانب المتعلقة بالوظائف، وفي أي مستوى إداري لمعرفة مدى كفاءة استخدامها للموارد الأدبية والبشرية والتكنوليجية. مستويات تقويم الأداء المؤسسي: هناك ثلاثة مستويات التقويم الأداء المؤسسي يمكن تحديدها كما يلي: 1. تقويم الأداء العام: وهو مستوي يتضمن تقويم الأداء على مستوى كل قطاعات الدولة الإنتاجية، وأحيانا يشير هذا المستوى إلى تقويم كله تقطاع إنتاجي لوحده. 2. تقويم الأداء المؤسسي الخاص: وهو مستوى يشير إلى تقويم أداء المنظمة ككل متكامل إضافة إلى تقويم انجاز أقسامها أو وحداتها الإدارية، وهذا يجعل المنظمة هي وحدة التقويم الأساسية. 3. تقويم الأداء الفردي: وهنا يكون الفرد العامل هو وحدة التقويم الأساسية، حيث يشير هذا المستوى إلى تقويم أداء الأفراد العاملين داخل التنظيم تقويم الأداء الوظيفي: إن الأداء الوظيفي الجياد هو الهدف الرئيسي لمنظمات الأعمال، حيث تهتم هذه المنظمات بمتابعته ومراقبته وقيامه بصورة أكثر من الاهتمام بأي هدف آخر، حشیشه يتوقف نجاح أي مؤسسة على أداء موظفيها، كون عملية قياس الأداء الوظيفي من عناصر العملية الإدارية، وذلك لأهمية تزويد الإدارة بمعلومات وبيانات تعتبر في غاية الأهمية لمتخذي القرار والتخطيط والرقابة، لذلك تتضمن عملية قياس الأداء الوظيفي مجالين: المجال الأول يتعلق بقياس مدى أداء الموظفين وقيامهم بواجباتهم ونشاطاتهم المطلوبه منهم القيام بها، والمجال الثاني، يتناول مدى استعداد ورغبة الفرد بما يحمله من مؤهلات وقدرات ومهارات في الترقية والانتقال إلى وظيفة ذات مهام وواجبات أكثر مما كان يقوم به، لذلك يمكن تحديد قياس الأداء الوظيفي بأنه عملية الإنجاز الوظيفي لموغلف ما، ومدي قدرته على تحقيق الترقية في مجاله الوظيفي. وتستهدف عملية قياس الأداء الوظيفي للعاملين وكذلك العمل من حيث الواجبات والنشاطات المطلوب، منهم أن يقوموا بإيجازها، فهي عملية تتضمن الكشف عن العناصر الرئيسة للشخص المراد تقييمه، من حيث الواجبات المطلوبة ومن حيث التعرف على عناصر القوة والضعف في أدائه. الخطوات الست المهمة في عملية تقويم أداء العاملين: 1 - تحديد متطلبات التقويم أي تحديد ما تتوقعه المنظمة من أعمالها وموظفيها أثناء قيامهم بواجباتهم أي بعبارة أخرى تحديد المعايير أو المقاييس والمتطلبات الأخرى تتطلبهما عملية التقييم والتي لهما مساس بمصالح الأفراد والمنظمة. 2 - مناقشة متطلبات التقويم مع الأفراد في المنظمة وتغيير المتطلبات عند الحاجة لإرضاء كلا الطرفين. 3- مراقبة وملاحظة ( عن طريق المشاهدة ) كيفية أداء الموظف أو العامل واجبه المناط به 4 - تقويم أداء العامل أو الموظف طبقا للمتطلبات التي تم الاتفاق عليها في النقطتين الأولى والثانية.. 5 - مناقشة التقييم مع العامل أو الموظف. 6 - اتخاذ القرار بهذا الشأن. هنالك أربعة أسباب أساسية تكمن وراء تقويم الأداء وهي: إن تقويم الأداء يوفر المعلومات التي على أساسها تتخذ العديد من قرارات النقل والترقية: 1 - أن تقويم الأداء يتيح الفرصة لمراجعة وإعادة النظر في سلوك المرؤوسين. 2- يعتبر تقويم الأداء جزء من عملية تنظيم مهمة من خلالها يمكن مراجعة خطط ونظم العمل. 3 - يوفر تقييم الأداء أساسا قويا يمكن الاعتماد عليه في تحسين وتطوير مستويات الأداء بالمنظمة. 4 - كما أن عملية تقويم الأداء تتكون من أربع خطوات متسلسلة كما يلي: • الاتفاق على تلك الأمس والمعايير التي سوف، ينسب إليها أو يقارن بها أداء العاملين عند. الحكم أو تقويم أدائهم • القياس الفعلي لأداء العاملين باستخدام طريقة أو مقياس التقويم الملائمة • المقارنة بين الأداء الفعلي والأداء المعياري وتحديد الانحرافات سواء أن كانت موجبة أو سالبة. • استخدام المعلومات المترتبة على المقارنة بين الأداء الفعلي والأداء المعياري في الوفاء بأهداف، تقويم الأداء. أهداف تقويم الأداء: إن تقيم الأداء يشمل زاويتين رئيستين هما الكفاءة الإنتاجية واستعداد الأفراد تلتقدهم، فانه يسعى لتفصيص المزايا التالية: 1. اختيار الأفراد الصالحين للترقية. 2. تفادي المحسوبية عن طريق توحيد الأسس التي تم بناء عليها الترقية أو زيادة الأجور وتوحيد الأسس التي يتم عليها الفصل أو توقيع الإجراءات 3. تنمية المنافسة بين الأفراد وتشجيعهم على بذل جهد أكبر للاستفادة من الفرص المتاحة لهم. 4. تشجيع المنافسة بين الأقسام المختلفة لزيادة إنتاجيتهم 5. تسهيل عملية تخطيط القوى العاملة عن طريق معرفة الأفراد يمكن أن يتدرجوا في مناصب أعلى في المستقبل. 6. إمكان قياس الإنتاجية وكفاءة الأقسام المختلفة. 7. معرفة الأفراد الذين يحتاجون إلى عناية خاصة أو تدريب مميز لتحسين كفاءتهم 8. المحافظة على مستوى عال أو مستمر Consistent لكفاءة إنتاجية. 9. مساعدة المشرفين المباشرين على تقويم العاملين تحت أشرافهم وتحسين الاتصال بهم ومما يساعد على تقوية العلاقة العلاقات بين الطرفين وزيادة التعاون بينهم لرفع الكفاءة الإنتاجية من ناحية، وتنمية قدرات الأفراد من ناحية أخرى. 10. تزويد الإدارة بمعلومات مفصلة تلقي الضوء على السياسات المتقبلة للاختيار والتدريب والترقية وغيرها. السياسيات الجديدة الناتجة من تقويم الأداء: هناك مجموعة من السياسات الجديدة الناتجة عن تقويم الأداء وهي سياسة واقعية ومنها ما يلي: 1. تخطيط سياسات وبرامج الترقية والتدرج الوظيفي، حيث يساعد النظام الموضوعية التقييم أداء العاملين على اختيار القنب المرشحين أو الأكفاء الأشخاص لشغل وظائف أعلى في المستوى التنظيمي 2. يساعد النظام الموضوعي لتقويم أداء العاملين على ترشيد سياسة الاختيار والتعين والحكم على سلامتها. 3. تخطيط القوى العاملة، إذا أن قصور الأفراد لا يرجع لقصور قدراتهم ومهاراتهم وإنما يرجع إلى عده هم انسجامها مع متطلبات وظائفهم. 4. تقويم سياسة التعيين والنقل الإداري، إذا تبين أن نواحي القصور بعدم تناسب قدرات ومهارات الأفراد مع متطلبات وظائفهم. 5. تقويم سياسة التدريب، إذا تبين أن نواحي القصور ترجع لعدم تناسب قدراتهم ومهارات الأفراد مع متطلباتهم. 6. رسم أو تقويم سياسة الأجور. والحوافز إذا تبين أن نواحي القصور بسبب انخفاض المعنويات وأضعف دوافع العمل بسبب تدني مستويات الأجور والحوافز. 7. تساعد النظام الموضعي لتقويم الأداء على أعداد مياسات جديدة للرقابة. 8. يساعد النظام الموضعين لتقويم أداء العاملين على احترام نظام العمل وقواعده، لأن شعور الشخص بان هناك من يقوم منسلوكهم وتصرفاتهم: ليجعله أكثر التزاما بقواعد العمل. 9. کشف، ضعفه وقصصور من مهارات الاتصال لدى الرؤساء إذا تبين أن قصور فهم المرؤوسين الأهداف، ومعايير التقييم و من مزايا عملية تقويم أداء العاملين ما يلي: • تحفيز الأفراد التحد، بين أدائهم للحصول على تقديرات ممتازة. • تستخدم لتحديد الأشخاص الذين لا يصلحون للعمل ويتطلب الأمر الاستغناء عنهم. • تحديد أو قياس أداء الأعمال، لتقدير مكافآت ماديا، أو أدبية مقابل ما ساهم به في تحقيق أهداف المنظمة • رفع معنويات العاملين من طريق إشباع حاجاتهم ورغباتهم وأمالهم المرتبطة بحياتهم الوظيفية. وإيجاد الحلول للمشاكل النفسية والاجتماعية للعاملين • تعتبر عملية تقويم الأداء العاملين أساسي عملية الإصلاح الإداري التي ترتبط بالجوانب مثل عدم ارتباط، الأجور • ضمان التزام العامل بهتطلبات الوظيفة وتحقيق الأهداف المرسومة. أسس التقويم الفعال لأداء العاملين: تعتبر القرارات الفعالة لتشويم أداء العاملين ذات تأثير كبير على مستشيل هؤلاء العاملين فيجب أن يتم ذ الله على أسمي موضوعية. هنالك مجموعة من الأسس الموضوعية ينبغي التركيز عليها عند التقويم، و من هذه الأسس: 1 - أن تكون المعايير المستخدمة في القياس وتقويم الأداء وموضوعية موحدة للعاملين في العمل الواحد أو المجموعة الوظيفية المتشابهة. 2- تأهيل مفهوم أن التقويم هو تعريف على نمط أو مستوى إدارة الأفراد الفعلي مقارنا بالأداء المستهدف لتحديد خواص الضعف إن وجدت ومساعدة الفرد لإدراكه. 3- أن يكون هنائي اتعالی فعال بين الرؤساء المرؤوسين، نتيجة تفهم المرؤوسين لمفهوم وأهداف ومعايير التقييم، ونقل مقترحات المرؤوسين للرؤساء. 4 - يجب أن يكون هناك إدراك من جانب الرؤساء والمرؤوسين لمفهوم وأهداف، ومعايير التقويم وايمانهم بفاعليتها. 5 - الاقتناع من جانب الإدارة العليا بأهمية وضرورة عملية تقيم الأداء وإمكانية مساعدتها على أنجاح عملية التقويم 6 - عند أجراء عملية التقويم يجب عدم الاستماع إلى آراء الآخرين، ويجب الحصول على المعلومات، من مصادرها. 7 - عند اجراء عملية التقويم يجبه اشتراك المرؤوسين عملية تقويمهم من خلال دعوتهم الملء نماذج التقويم وتوضيح إنجازاتهم بأنفسهم. خصائص مقياس الأداء الجيد: بصورة عامة يجب أن يتصف مقياس الأداء الجيد، بمجموعة من الخصائص التالية: ١. الصدق validity، أنه يجب على القائمين بتصميم المقياس أن يتحققوا من الجوانب التي يحتويها المقياس وارتباطه بالفعالية و الكفاءة المطلوبة في أداء الفرد. إن عدم صدق المقياس قد يتحقق في حالتين: - احتواء المقياس على مؤثرات خارجية لا تخضع لرقابة الفرد ولا تعبر عن سلوكه في العمل، ويعرف ذلك بتكوين المعيار. - وعدم احتواء المقياس على بعض الجوانب المهمة التي تؤثر في الفاعلية ويعرف ذلك بتسمون المعيار مثلا عدم احتواء مقياس أداء رجال البيع على جوانب مثل الرد على استفسارات العملاء 2 - الثبات: وهو يتعلق بقياس التقنية وليس بالأداء فأداء الفرد قد يتغير وقد يخضع لتقلبات ويمكن تقدير درجة الثبات بحساب درجة الارتباط بين أداء نفس المجموعة من الأفراد في زمنين مختلفين ومتقاربين 3- التميز: بمعني قدرة المقياس على التفريق بين المستويات المختلفة للأداء، ويمكن المقياس الجيد من تقديم الشرقي في أداء الأفراد. وتتوقف القدرة على التميز على دقة الدرجات التي يحتويها المقياس وهدف المقياس 4 -. يجب أن يتم تقويم الأداء للعاملين بعد فترة زمنية متعددة من تاريخ استلام العامل للعمل وإعطاءه فترة زمنية مناسبة لإثرات، قدراته ومهاراته في أداء الوخليفة. 5- سهولة الاستخدام: إن سهولة استخدام المقياس ووضوحه والعناصر السيئ للوقت وقلة الجهد الذي تستغرقه عملية القياس من يقوم بعملية تقويم الأداء؟ حتى تنجح عملية التقويم لابد من قيام جهة أو جهات معنية بذلك، والإشراف عليها، الدلات هناك أنماط معينة تتولى الأشراف على هذه العملية هي: 1 - تقويم الرئيس للمرؤوسين، وهنا يقويم المشرف على العاملين بهذه العملية وتسجيل نتيجة أعماله، ومن ثم يقوم الرئيس بمراجعة ومناقشة نتائج التقويم 2 - تقويم الزملاء للموضلف، وهنا يقوم زملاء الموظف العاملون معه وبالمستوى الإداري نفسه بتقييم عمله، وهذا يكون هذا الشكل من التقييم أكثر موضوعية حيث لا يوجد تحيز شخصي ضد الموظفة، فهناك أكثر من رأي في عملية التقويم 3 - تقويم المرؤوسين، ويشي من أكثر الأنماط ديمقراطية، حيث يقوم الموظفون بتقويم رئيسهم المباشر. 4 - التقويم عن طريق لجنة، وهنا يتم تشكيل لجنة من الرئيس المباشر والرئيس الأعلى وكذلك عدد من الأشخاص الموثقين بهم لكي يقوموا بتقييم أداء الموظف. 5 -. تقويم الموظف لذاته، وهنا يترك الأمر للسولف لكي يقوم بتقويم أدائه، وهذا أحد الأنماط التي تستخدم لغايات التطوير خاصة فيما يتعلق بالجوانب، السلوكية.