الدليل الإداري هو عبارة عن كتيب يتضمن معلومات، وإرشادات، توضح للعاملين في المنظمة، أهدافها ومهامها، وإجراءات وأساليب العمل المتبعة فيها، وما للعاملين من حقوق، وما عليهم من واجبات... وبإيجاز هو وعاء للمعلومات عن المنظمة، يساعد في أداء الأعمال.
وقد ظهرت الحاجة إلى الأدلة الإدارية، بشكل كبير، في الدول الغربية، وذلك خلال الحرب العالمية الثانية . فقد ادى النقص الكبير في المديرين والمشرفين في المنظمات، إلى البحث عن وسائل سهلة، تساعد على إيصال المعلومات والتعليمات إلى العاملين، فأخذت تعد أنواعا مختلفة من الأدلة الإدارية، كأدلة التنظيم، وأدلة الإجراءات، وأدلة الأنظمة والتعليمات، وأدلة استخدام الآلات، فقد وجدت أنها (الأدلة) وسيلة سهلة، وسريعة، التوصيل المعلومات، ولتدريب العاملين الجدد في المنظمات. وتعتبر الأدلة الإدارية ضرورة ماسة في المنظمات الكبيرة، وذلك بسبب تعدد وتنوع النشاطات، وكبر أعداد الموظفين، وصعوبة الإلمام بالأنظمة والتعليمات الواجب اتباعها، وبالأعمال المطلوب القيام بها، ولعدم توفر الوقت الكافي، لدي المديرين، للإجابة على جميع استفسارات العاملين. ولهذا أصبحت المنظمات الكبيرة والصغيرة، تهتم بإعداد أدلة متنوعة لها، وذلك لأجل توفير المعلومات عن نشاطاتها، وتسهيل عملية القيام بالأعمال، بواسطة الموظفين، وفقا لأنظمة وتعليمات المنظمة، وبشكل يؤدي إلى تحقيق الأهداف التي أنشئت من أجلها. ويقوم بإعداد الأدلة للمنظمات، المستشارون الإداريون، ووحدات التنظيم والإدارة، او بعض موظفي المنظمة من ذوي الاطلاع على نشاطاتها المختلفة. أنواع الأدلة الإدارية تعد المنظمات انواع متعددة من الأدلة الإدارية، وذلك بهدف توفير المعلومات عن المجالات المختلفة التي تريد تأكيدها، وبصفة عامة، فإن الأدلة الإدارية المستخدمة في المنظمات تتكون من ما يلي: 1. الدليل التنظيمي. 2. دليل الإجراءات. 3. الأدلة الصادرة عن أجهزة مركزية في الدولة. 4. الأدلة الصادرة عن المنظمة لخدمة جميع الموظفين. 5. الأدلة الصادرة عن بعض الإدارات في المنظمة. وسأقوم، في ما يلي، بإعطاء فكرة موجزة عن هذه الأدلة، لكنني سأعرض بالتفصيل الدليل التنظيمي، وذلك نظرا لأهميته الكبيرة، ولاستخدامه في العديد من المنظمات. 1. الدليل التنظيمي Organization Manual)) (أ) تعريف الدليل التنظيمي : الدليل التنظيمي هو وثيقة هامة من وثائق المنظمة، يرجع إليه الموظفون، وأصحاب العلاقة من المواطنين، لأجل التعرف على التنظيم الإداري للمنظمة، وعند حدوث اختلاف، أو غموض، في مهام الإدارات، والأقسام، والوظائف الرئيسية في المنظمة. وتشتد الحاجة لإعداد الأدلة التنظيمية في المنظمات الكبيرة، ذات التقسيمات المتعددة، والمعقدة، فيصبح موضوع إعداد أدلة تنظيمية لها، ضرورة ملحة، وذلك الأجل تحديد الأهداف والمهام للإدارات والأقسام، وتحديد الارتباطات التنظيمية لها، والعلاقات بينها. ويعرف الدليل التنظيمي بأنه « عبارة عن تعليمات موزعة، لتغطية كافة الممارسات، التي على ضوئها تمكن تنفيذ النشاط بطريقة سليمة، تؤدي إلى تحقيق الأهداف التي من أجلها أنشئت المنظمة بكل فعالية وكفاءة ». ويمكن تعريف الدليل التنظيمي، بأنه وثيقة تتضمن معلومات، وبيانات تفصيلية، تشمل أهداف، ونشاطات المنظمة، واهداف ومهام الوحدات الإدارية فيها، وخرائط تنظيمية لها، ووصف للوظائف التي تتكون منها (المنظمة). ويأخذ الدليل التنظيمي، إما شكل كتاب مطبوع، يتضمن المعلومات المشار إليها سابقة، أو شكل ملف، يتضمن أوراقا سائبة، مطبوع عليها المعلومات والبيانات الخاصة بالتنظيم الإداري للمنظمة. (ب) محتويات الدليل التنظيمي: تعتمد الموضوعات التي يتضمنها الدليل التنظيمي على الهدف الذي يعد من أجله، إلا أن محتوياته، تتضمن بصفة عامة، النقاط التالية: *مقدمة. * لمحة تاريخية (عن نشأة المنظمة وتطورها). * أهداف المنظمة. * المهام الرئيسية للمنظمة (الأنشطة الأساسية لها). * التقسيمات التنظيمية الرئيسية والفرعية للمنظمة، وأهداف ومهام كل تقسیم منها، وموقعها الجغرافي (يقصد بالتقسيمات هنا الإدارات والأقسام التي يتكون منها الهيكل التنظيمي للمنظمة). * الوظائف الرئاسية في التقسيمات الرئيسية والفرعية للمنظمة (مديرو الإدارات ورؤساء الأقسام) مع ذكر وصف كامل لكل وظيفة، يتضمن المهام الرئيسية للوظيفة، والعلاقات الوظيفية لها، حيث تبين الجهة المسؤولة أمامها (الارتباط الأعلى)، والجهات التي تشرف هي عليها (الوحدات والوظائف المرتبطة بها). • الخريطة التنظيمية الرئيسية للمنظمة (تبين الوحدات الإدارية الرئيسية في المنظمة). * خرائط تنظيمية فرعية للوحدات الإدارية الرئيسية في المنظمة (تبين التقسيمات التفصيلية التي تتكون منها كل وحدة من الوحدات الإدارية الرئيسية). الملاحق: تتضمن عادة ما يلي: • القوانين والأنظمة والتعليمات المتعلقة بالمنظمة (بالجانب التنظيمي). • المعلومات الضرورية للموظف ؛ كشروط التوظيف، والترقية، والعلاوات، والمكافآت، والإجازات، وظروف العمل، والسكن.... وغيرها. * بيان بأسماء مديري الإدارات، ورؤساء الأقسام في المنظمة (وأحيانا بيان بأسماء جميع الموظفين، ومسميات وظائفهم، موزعين على الإدارات والأقسام التي يعملون بها في المنظمة، ويكون هذا ممكنا إذا كانت المنظمة صغيرة الحجم،ويصعب ذلك في المنظمات الكبيرة). مثال: لإعطاء تصور واضح لمحتويات الدليل التنظيمي ، فقد اخترنا الدليل التنظيمي المعهد الإدارة العامة - الرياض 1403-1404 كمثال، وفيما يلي بيان أهم محتويات هذا الدليل: * مقدمة (كلمة معالي مدير عام المعهد). * لمحة تاريخية. *أهداف معهد الإدارة العامة. * نشاطات المعهد. * الهيكل التنظيمي للمعهد. 1. مجلس إدارة المعهد. 2. مدير عام المعهد. 3. نائب مدير عام المعهد لشؤون التدريب. *مديرو الإدارات العامة المرتبطين به. 4. نائب مدير عام المعهد لشؤون الإستشارات والبحوث. 5. مدير عام الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية. . مديرو الإدارات المرتبطين به. 6. مدير مركز المعلومات. . مدير و الإدارات المرتبطين به. 7. مدير عام الإدارة العامة للعلاقات العامة والنشر. • مديرو الإدارات المرتبطين به. 8. المراقب المالي. 9. سكرتير اللجنة العليا للاصلاح الاداري. 10. مدير إدارة التخطيط والمتابعة. 11. فرع المعهد بالمنطقة الغربية. 12. فرع المعهد بالمنطقة الشرقية. 13. اللجان الدائمة بالمعهد. ملحق: (أ)نظام معهد الإدارة العامة. (ب)الخرائط التنظيمية لمعهد الإدارة العامة - المركز الرئيسي، لفرعي المعهد في المنطقتين الغربية والشرقية. (ج) الهيئة الإدارية في المعهد العام 1403 - 2404.
(ج) أغراض الدليل التنظيمي: يحقق الدليل التنظيمي العديد من الأغراض والمزايا للمنظمات التي يعد لها، وهي كما يلي: 1. يساعد في توضيح خطوط السلطة والمسؤولية في المنظمة، ويفيد ذلك في تعريف الموظفين برؤسائهم، وما هو مطلوب منهم القيام به من أعمال. 2. يساعد الإداريين في ممارسة الرقابة، بشكل أفضل، على أعمال الموظفين. 3. يفيد في تدريب الموظفين الجدد ، وذلك بتعريفهم بالهيكل التنظيمي للمنظمة، وبالوظائف التي سيشغلونها، وبمهام تلك الوظائف، (وفي هذا ضمان الاستمرارية العمل عند حدوث استقالات، أو تغييرات على الموظفين). 4. يعتبر مرجعا أساسيا يتم الرجوع إليه عند حدوث اختلافات، أو مشکلات أثناء القيام بالأعمال، أو عند ملاحظة وجود تداخلات في المهام بين الأقسام، (فهو المرجع الذي يفيد في حل تلك المشكلات). 5. يساعد في رفع معنويات الموظفين ، وذلك بتوضيح الأعمال التي يتوجب عليهم القيام بها، وأدوارهم في تحقيق أهداف المنظمة. 6. يساعد على اكتشاف النضارب، والازدواجية ونقاط الضعف، والمشكلات التنظيمية في المنظمة (ويظهر ذلك أثناء جمع المعلومات لإعداد الدليل)، ويتيح بذلك الفرصة للإدارة العليا، لحل مشكلات المنظمة، والقضاء على الازدواجية والتداخل في المسؤوليات، وتوضيح العلاقات، ولا سيما بين الوظائف التنفيذية والإستشارية في المنظمة. 7. يعطي (الدليل) انطباعا جيدة لدى الزائرين، جمهور المتعاملين مع المنظمة،خصوصا إذا كان إخراجه جيدة، وبهذا فإن الدليل يؤدي إلى خدمات إعلامية للمنظمة.
(د) الإنتقادات الموجهة إلى الدليل التنظيمي : يوجه الناقدون الدليل التنظيمي العديد من الإنتقادات، منها ما يلي: 1. يركز الدليل التنظيمي، على إبراز التنظيم الرسمي للمنظمة، فهو يبين الخريطة التنظيمية الرسمية للمنظمة، وخطوط السلطة فيها، والعلاقات الرسمة بين أقسامها، ولا يبين التنظيم غير الرسمي، فهو لا يوضح العلاقات غير الرسمية العديدة التي تحدث يومية في المنظمة، كما أنه لا يبين الأساليب التي يستخدمها الإداريون في تصريف الأمور في وحداتهم الإدارية، فهو لا يبين ما إذا كان الإداريون يستخدمون أسلوب القيادة الديمقراطية، أم أسلوب القيادة الأوتوقراطية. 2. يصعب تجديده، وتحديثه، وإدخال التعديلات المستمرة عليه أولا بأول، وذلك بسبب احتوائه على معلومات تفصيلية ومتنوعة، تغطي جوانب متعددة من المنظمة. ولذا فقد تمضي مدة طويلة من الزمن، بعد إعداده، بدون إدخال، أية تعديلات عليه، وبذلك يصبح الدليل التنظيمي، لا يعكس الأوضاع التنظيمة الفعلية الموجودة في المنظمة. 3. يكلف إعداده جهدا ومالا، وتؤخذ هذه التكاليف بعين الاعتبار إذا كانت المنظمة تواجه مصاعب مالية.
(هـ) إعداد الدليل التنظيمي: تقع مسؤولية إعداد الدليل التنظيمي على وحدة التنظيم والإدارة في المنظمة (أو على وحدة التنظيم والأساليب كما تسمى في بعض الدول العربية)، فهي الجهة المختصة بالقيام بهذا العمل. و في حالة عدم وجودها (وحدة التنظيم والإدارة) فتسند هذه المهمة إلى مستشار إداري، أو أحد كبار الموظفين (من ذوي الاطلاع على أسس التنظيم الإداري، وعلى المسائل الفنية في إعداد الخرائط التنظيمية). وعندما تقرر الإدارة العليا للمنظمة، إعداد دليل تنظيمي لها، فهي إما أن تكلف وحدة التنظيم والإدارة مهمة القيام بهذا العمل، أو تشكل لجنة يرأسها مستشار إداري، أو أحد كبار الموظفين في المنظمة، ويفضل أن تضم اللجنة في عضويتها ممثلا عن إدارة شؤون الموظفين، وعددا من الموظفين من ذوي الاطلاع الواسع على مهام الإدارات، والأقسام، في المنظمة، وعلى أقسامها وتشكيلاتها المختلفة. وتحدد للجنة المهمة المطلوب القيام بها بشكل واضح، فتحدد هدف الدليل التنظيمي المطلوب إعداده، والمعلومات التي يجب أن يحتويها. تلي ذلك عملية جمع المعلومات اللازمة للدليل التنظيمي، ولأغراض إعداد الدليل، فإنه يمكن الحصول على المعلومات من مصدرين رئيسيين هما: 1. المصادر الجاهزة، وهي التي تتوفر فيها المعلومات التي سبق جمعها، كالسجلات والملفات، والأدلة المعدة سابقا، فهذه تتضمن القوانين والأنظمة والتعليمات المتعلقة بالمنظمة، والتي قد تدرج ضمن الدليل التنظيمي. 2. المصادر الأولية، وتشمل العاملين في المنظمة، ويتم جمع المعلومات منهم عن طريق المقابلات الشخصية، أو بواسطة استبيان يعد لهذا الغرض، يوزع عليهم، ويطلب منهم تعبئته. ويكون الهدف منه الحصول على معلومات عن الأعمال التي يقومون بها، ومهام الأقسام التي يرأسونها، وعن الخرائط التنظيمية للإدارات والأقسام في المنظمة، وعن العلاقات فيما بينها. وينبغي أن لا يطلب من الموظفين ذكر المشكلات والصعوبات التي يواجهونها في أعمالهم، لأن الهدف هو جمع المعلومات (الحقائق) عن الأعمال الفعلية التي يقومون بها، وليس الحصول على وجهات نظر بشأنها . كما يمكن جمع المعلومات اللازمة لإعداد الدليل التنظيمي، بواسطة خطاب أو تعميم، يوزع على مديري الإدارات، ورؤساء الأقسام، ويطلب فيه من كل واحد منهم أن يقدم خريطة تنظيمية للإدارة أو القسم الذي يرأسه، ووصفا للأهداف وللمهام (للإدارة أو القسم) وللوظائف، الموجودة فيها، وللموظفين العاملين فيها. وبعد الانتهاء من جمع المعلومات، من مديري الإدارات ورؤساء الأقسام، تثم مناقشتها معهم، للتأكد من صحتها، واستكمال النواقص منها، ثم تجمع وتنسق هذه المعلومات، ويتم رسم الخرائط التنظيمية الرئيسية والفرعية للمنظمة المسودة الأولى للدليل التنظيمي (للمنظمة)، وتناقش (المسودة) من قبل اللجنة المسؤولة عن إعداد الدليل، للاتفاق على المضمون، والشكل، الذي سيكون عليه الدليل التنظيمي. وأخيرا تعرض مسودة الدليل على الإدارة العليا في المنظمة، للاطلاع عليها قبل طباعتها، ووضعها في شكلها النهائي. وحيث إن المنظمات تتغير بمرور الزمن، إذ تحدث تغييرات في أهدافها، وفي مهامها، وفي هياكلها التنظيمية، فتنشا إدارات وأقسام جديدة، وتلغى، أو يعاد تنظیم إدارات وأقسام أصبحت قديمة، لذا فإن من الضروري إدخال التعديلات اللازمة على الدليل التنظيمي، من حين إلى آخر، لكي يعكس الدليل الأوضاع التنظيمية الحقيقية للمنظمات. ويكون ذلك، إما بإعادة طبع الدليل كلية إذا كانت التغييرات كبيرة، أو بإعادة طبع صفحات الدليل التي حصلت عليها التعديلات، وتوزيعها على الإدارات، والأقسام، والموظفين من ذوي العلاقة. وهناك من يرى أن ياخد الدليل شكل ملف، يتكون من أوراق سائبة (غير ثابتة) ليسهل إدخال التعديلات على بعض الصفحات، عند الضرورة، بدون تغيير الصفحات الأخرى له، وهكذا يمكن إبقاء الدليل حديثة، ويمكن إدخال التعديلات عليه باستمرار.
2. دليل الإجراءات s Manual' Proedur هو كتيب يتضمن معلومات عن، الأنظمة والتعليمات، المتعلقة بإجراءات المعاملات، التي تتم بواسطة المنظمة، ووصفة تفصيلية لخطوات تلك الإجراءات، وعينات من النماذج المستخدمة فيها، وتوضيح لكيفية تعبئة تلك النماذج. ويفيد دليل الإجراءات في تدوين السياسات والإجراءات المتبعة في القيام بالأعمال، والتي تكون في معظم الأحيان غير مكتوبة، والمحافظة عليها، وإبقائها في متناول أيدي الموظفين في المنظمة، وعدم تأثرها بالتغييرات التي تحدث، بسبب الموظفين، وذلك عند انتهاء خدماتهم منها، فإذا لم تكن الإجراءات مكتوبة، كما هو الحال في كثير من المنظمات الصغيرة، فإن كميات كبيرة من المعلومات تفقدها المنظمة، عند انتهاء خدمات الموظفين، ويكون من الصعب على الموظفين الجدد الإلمام بالإجراءات المتبعة في إنجاز أعمال المنظمة بسرعة. كما أن الدليل يعتبر مرجعة اساسية، يتم الرجوع إليه، عند حصول أية اختلافات حول خطوات الإجراءات، والنماذج المستخدمة في المنظمة. ويستعان به في تدريب الموظفين الجدد في مجال الأعمال التي سيقومون بها مستقبلاً. أما بالنسبة لمحتويات دليل الإجراءات، فهي بصفة عامة، تضمن ما يلي: • مقدمة. • مهام الإدارة أو القسم (الذي أعد له الدليل). • الأنظمة والتعليمات (المتعلقة بكل مهمة على حدة). • وصف خطوات الإجراءات (الواجب اتباعها) للقيام بكل مهمة (من مهام الإدارة أو القسم). • خرائط سير الإجراءات (توضيح خطوات الإجراءات). • النماذج المستخدمة في تنفيذ الإجراءات (وتوضيح لكيفية تعبئتها). ويعد دليل الإجراءات بواسطة المستشار الإداري (أو المحلل الإداري)، ويتوجب تعديله، من حين إلى آخر، عندما تحدث تغييرات على إجراءات ونماذج العمل في المنظمة.
3. الأدلة الصادرة عن اجهزة مركزية في الدولة تعد الأجهزة المركزية في الدولة كالديوان العام للخدمة المدنية (ديوان الموظفين)، ووزارة المالية، أدلة تهدف إلى تزويد الموظفين بمعلومات عن الأنظمة، والتعميمات، والإجراءات التي تهم جميع الموظفين ؛ كدليل التوظيف، ودليل الترقية، ودليل الإجازات، ودليل المشتريات والمستودعات... وغيرها من الأدلة. وبخصوص محتويات هذه الأدلة، فهي بصفة عامة، كما يلي: • مقدمة. • الأنظمة، والتعليمات، والتفسيرات (المتعلقة بموضوع الدليل). • وصف لخطوات الإجراءات (الواجب اتباعها). • النماذج المستخدمة، وتوضيح لكيفية تعبئتها. ولتوضبح محتويات هذه الأدلة، فإنني سأذكر، على سبيل المثال، محتویات دلیل الترقيات الصادر عن الديوان العام للخدمة المدنية في المملكة العربية السعودية، فقد تضمنت محتوياته ما يلي: • المقدمة. • مواد النظام. • مواد اللائحة. • قواعد إضافية. • الإجراءات الواجب اتباعها في الترقيات. • في الجهة. • في الديوان. • في الجهة مرة أخرى. • النماذج، أنواعها، كيفية تطبيقها.
4. الأدلة الصادرة عن المنظمة لخدمة (جميع)الموظفين تهدف هذه الأدلة، إلى تزويد الموظفين بمعلومات عامة عن المنظمة ؛ لتوضيح سیاستها لهم، ولجذب عناصر جديدة للعمل فيها، ولإعطاء صورة طيبة عنها لجمهور المواطنين. وتضمن هذه الأدلة ، بشكل عام، ما يلي: • مقدمة. • نبذة تاريخية (عن نشأة المنظمة وتطورها). • أهداف المنظمة ومهامها الرئيسية (أنشطتها). • الإدارات والأقسام التي تتكون منها (مع خريطة تنظيمية لها). • سياسة المنظمة في مجال شؤون الموظفين: كالتوظيف، والترقية، وإنهاء الخدمة، والإجازات، والبدلات، والعلاوات، والمكافات... وغيرها • المزايا والخدمات التي تقدمها المنظمة للعاملين فيها ؛ كالسكن، والتعليم، والخدمات الطبية، والوسائل الترفيهية.... وغيرها.
5. الأدلة الصادرة عن بعض الإدارات (في المنظمة) تصدر عن بعض الإدارات في المنظمات، أدلة لخدمة فئات معينة من الموظفين، وتسمى هذه الأدلة، أحيانة، بالأدلة الخاصة، أو أدلة الإجراءات والتعليمات، أو الأدلة الفنية. ومن الأمثلة على هذه الأدلة ؛ دلیل مركز الإتصالات الإدارية، ودليل المراسلات، ودليل الات النسخ، ودليل أجهزة التصوير... وما شابهها. وتحتوي هذه الأدلة على معلومات تفصيلية، عن مجالات معينة، تساعد الموظفين على القيام بأعمالهم. وسأذكر محتویات دلیل مركز الإتصالات الإدارية كمثال على هذه الأنواع من الأدلة. فمحتویات دلیل مركز الإتصالات الإدارية تتضمن ما يلي: • هدف المركز. • مهام المركز الرئيسية. • إجراءات البريد الوارد. •إجراءات المتابعة.. إجراءات الأوراق الصادرة. • إجراءات البريد السري. • النماذج (المستخدمة في مركز الإتصالات الإدارية). الملاحق ملحق رقم (1) قواعد السلوك المهني للإتحاد الأوروبي لجمعيات المستشارين الإداريين وضع الاتحاد الأوروبي لجمعيات المستشارين الإداريين قواعد السلوك المهني ملزمة للأعضاء المنضمين للإتحاد وحسب قواعد السلوك لهذا الإتحاد فإنه يعتبر تصرفا غير مهني، أي تصرف من التصرفات الآتية: 1. أن يعلن بشكل تجاري، أو ملفت للنظر عن خدماته. 2. أن يقبل عمولات تجارية، أو تخفيضات، أو مزایا من أي نوع فيما يتعلق بتقديم الخدمات أو البضائع إلى العميل (المستفيد من الخدمة). 3. أن تكون له مصالح في شركات تزود العملاء بالسلع والخدمات، أو أن يكون تحت رقابتها، أو أن يخفي أية مصلحة من أي نوع من الممكن أن تؤثر على خدماته. 4. أن يحسب أتعابه على أية قواعد خلاف تلك القواعد المتفق عليها مهنية لتحديد الأتعاب. 5. أن يفشي أية أسرار (أو معلومات) تتعلق بنشاطات العملاء. 6. أن يدفع، أو يقبل أن يدفع له، في مقابل التعرف على العملاء، يستثنی من ذلك، ما يكون متفقة، بشكل عام، مع الممارسات المهنية المقبولة في البدل المعني. 8. أن يقوم بأي عمل لا يتفق مع قانون المهنة. ملحق رقم (2) واجبات ومسؤوليات وظائف التنظيم والإدارة في المملكة العربية السعودية يتضمن هذا الملحق وصفا لواجبات ومسؤوليات الوظائف المعتمدة للأدوات المركزية للتنظيم والإدارة في المملكة العربية السعودية، وهو يحتوي على وصف للأعمال الرئيسية للوظائف التالية: خبير تنظيم، وكبير محللين، ومحلل (أ)، ومحلل (ب). وفيما يلي وصف لتلك الوظائف كما حددتها الإدارة المركزية للتنظيم والإدارة في المملكة العربية السعودية: (أ) خبير تنظيم: 1. تقديم الاستشارات الفنية لمدير الإدارة. 2. مساعدة مدير الإدارة في وضع برنامج العمل السنوي، وفي متابعته، والتحقق من تنفيذه. 3. مساعدة مدير الإدارة في تقييم كفاءة الخبراء الأجانب، وقياس مدى إنجازاتهم، وفعالياتهم. 4. متابعة أعمال كبار المحللين الإداريين في الإدارة المركزية للتنظيم والإدارة من الناحية الفنية، وتقييمها، وتقديم النصح لهم في المشاكل التي تعترضهم. 5. إجراء تحليل مستمر للتقارير التي ترفع عن سير العمل من قبل الإدارات المختلفة في وزارة المالية، وإعداد ملخص لها يشمل كل الإنجازات التي تم إنجازها خلال العام المالي الحالي بإجراء تقييم مقارن لها بما ورد في خطة العمل، وما ورد في الاعتمادات المالية، ورفعها لمدير الإدارة. 6. وضع برامج التدريب الخاصة بموظفي التنظيم داخل وخارج الوزارة. 7. مراجعة دليل التنظيم السنوي للدوائر الحكومية وإقراره من الناحية الفنية، وكذلك النشرة الدورية عن التنظيم، ومنجزاته في الإدارة المركزية للتنظيم والإدارة، وفي وحدات التنظيم والإدارة. 8. إعداد الأبحاث الإدارية العلمية. 9. حضور المؤتمرات واللجان ذات العلاقة، وحضور الاجتماعات الدورية الوحدات التنظيم والإدارة. 10. تقديم المساعدة في إيجاد الحلول السليمة للمشاكل التي تعترض وحدات التنظيم والإدارة في الوزارات والمصالح الحكومية. 11. تزويد الادارات والمصالح الحكومية بالطرق والمعلومات الأساسية التي تمكنها من وضع خططها و سیاستها على أسس سليمة. (ب) كبير محللين: 1. المشاركة في تنفيذ برامج الإصلاح الإداري کمندوب للإدارة المركزية على مستوى الوزارات والمصالح الحكومية الكبري. 2. الإشراف على المحللين الإداريين التابعين له، وتوزيع العمل بينهم بشكل يضمن سرعة التنفيذ وفاعليته. 3. إستلام مشاريع ميزانيات الإدارات الحكومية وتوزيعها على المحللين الإداريين المناقشتها معهم، وتحليلها، وتجميع المعلومات الميدانية عنها، ووضع خطة مناقشتها، ثم مناقشتها مع اللجنة الخاصة بذلك. 4. دراسة وتحليل الإحصائيات والمعلومات الإدارية المتوفرة دراسة تحليلية مقارنة التسهيل مهام المحللين. 5. تدريب الموظفين الذين لهم علاقة بالتنظيم والإدارة. 6. المشاركة في عملية اختيار الموظفين الجدد في الوزارة، والعمل على تعريفهم بها، وبأهدافها، وبالإدارة التي سيلتحقون بها. 7. العمل على تطوير وتحسين الأنظمة الإدارية والمالية. 8. العمل على تطوير، وتقنية، التعليمات الإدارية والقانونية العامة والداخلية لتسهيل الإطلاع عليها. 9. تطوير المبادئ الأساسية للتوظيف والإمتحانات. 10. المشاركة في دراسة القوى العاملة في الأجهزة الحكومية وبحث إمكانية تطويرها للاستفادة منها للحد الأقصى. (ج) محلل (أ): 1. المشاركة في تنفيذ برامج الإصلاح الإداري كمندوب للإدارة المركزية للتنظيم والإدارة على مستوى المصالح الصغيرة و الإدارات الكبيرة. 2. دارسة تكاليف الإنتاج (الإنجاز)، والعمل على تخفيضها مع عدم الإضرار بنوعية وكمية الإنجاز، ودراسة كفاءة الموظفين ومردودهم، والأجواء المحيطة بهم والمؤثرة على إنتاجهم. 3. تحليل وتطوير مسلسل إجراءات المعاملات لجعلها أكثر فاعلية. 4. دراسة مساحة المكاتب واستغلالها بصورة إقتصادية وفعالة ومسهلة للإجراءات ودراسة إمكانية إدخال الالية عليها. 5. دراسة طرق ومناهج الحفظ والعمل على تطويرها لاستخلاص المعلومات الضرورية بالسرعة القصوى. 6. دراسة وتحليل اللوائح التنظيمية الداخلية والعمل على تطويرها. 7. دراسة وتسهيل طرق الإتصالات الداخلية. 8. التعاون مع كبير المحللين في تدريب الموظفين الجدد ومن هم علاقة في مجال التنظيم. 9.المشاركة في مناقشة طلبات المشتريات الحكومية والخاصة بالأدوات المكتبية والقرطاسية. 10. المشاركة في تجميع المعلومات وتصنيفها ثم وضعها في الدليل السنوي للتنظيم ورفعها إلى خبير التنظيم. (د) محلل (ب): 1. المشاركة في تنفيذ برامج الإصلاح الإداري كمندوب للإدارة المركزية على مستوى الإدارات وما دونها. 2. دراسة تكاليف الإنجاز والعمل على تخفيضها مع عدم الإضرار بنوعية وكمية الإنجاز، مع دراسة كفاءة الموظفين ومردودهم، والأجواء المحيطة بهم، والمؤثرة على إنتاجهم. 3. تحليل وتطوير تسلسل إجراءات المعاملات لجعلها أكثر فاعلية. 4. دراسة مساحة المكاتب واستغلالها بصورة اقتصادية وفعالية ومسهلة للإجراءات، ودراسة إمكانية إدخال الآلية عليها. 5. دراسة طرق ومناهج الحفظ والعمل عل تطويرها لاستخلاص المعلومات الضرورية بالسرعة القصوى. 6. دراسة وتحليل اللوائح التنظيمية الداخلية والعمل على تطويرها. 7. دراسة وتسهيل طرق الإتصالات الداخلية. 8. تجميع المعلومات الميدانية، الخاصة السنوية ودراستها، وتحليلها مع كبار المحللين، ومساعدة وحدات الميزانية والتخطيط في الوزارات المختلفة. 9. جميع الإحصائيات والمعلومات الإدارية الكبير المحللين. 10. كتابة النشرة الدورية ورفعها إلى خبير التنظيم لإقرارها. ملحق رقم (3) نموذج تعميم من مدير منظمة إلى الموظفين يخبرهم فيه ببداية دراسة تنظيمية للمنظمة. قبل البدء بزيارة الموظفين في مكاتبهم، بواسطة المستشار الإداري، لجمع المعلومات لأغراض البحث (الدراسة) التنظيمي، فإن الأمر يستدعي تهيئة المناخ المناسب للدراسة في المنظمة، ويتم إعداد الموظفين للدراسة بواسطة توزيع تعميم (خطاب) من مدير المنظمة إلى جميع الموظفين يشرح فيه أهداف الدراسة، ويدعوهن إلى التعاون مع المستشار الإداري، وتقديم العون والمساعدة اللازمة له في الدراسة. أما عن نص التعميم فيمكن أن يأخذ الشكل التالي: تعميم إلى جميع الموظفين في وزارة أو إدارة.............. (يذكر إسم المنظمة). حول الدراسة التنظيمية التي سيقوم بها.................... (يذكر اسم المستشار الإداري). رغبة منا في تنظيم هذه الإدارة (المنظمة) على الأسس العلمية الحديثة في التنظيم، ولأجل تبسيط الإجراءات، وتسهيل قيام الموظفين باعمالهم وتقديم خدمات جديدة وسريعة للجمهور، فقد طلبنا من وحدة التنظيم والإدارة (أو من الإدارة المركزية للتنظيم والإدارة، لأجل التعرف على هذا المجال) القيام بإجراء دراسة تنظيمية لهذه الإدارة، لأجل التعرف على المصاعب والمشاكل الإدارية التي تواجهنا أثناء قيامنا باعمالنا، وتقديم الإقتراحات والحلول الملائمة لمعالجة تلك المشاكل. وسيقوم المستشار الإداري (س) أو خبير التنظيم (س) بزيارتكم في مكاتبكم الأجل جمع المعلومات منكم لأغراض هذه الدراسة. لذا آمل أن تعاونوا معه. وتقدموا له المعلومات اللازمة، وما ترونه من مقترحات لتحسين الأعمال. وسيولي المستشار الإداري، والإدارة العليا في هذه المنظمة، المقترحات التي تقدمونها عناية فائقة. ولیکن معلومة لدى الجميع بأن الغرض من هذه الدراسة، ومن الزيادات التي سيقوم بها المستشار الإداري، هو جمع الحقائق والمعلومات عن المنظمة، لأجل تحسين الأوضاع التنظيمية والإدارية فيها، وليس التفتيش على اعمال الموظفين لاكتشاف اخطائهم ومحاسبتهم عليها. ولذا فليكن واضحة لديكم بأنه لن يلحق أي ضرر باي موظف نتيجة هذه الدراسة، أو بسبب الآراء والمقترحات التي يقدمها إلى المستشار الإداري. وأود أن أوضح لكم بأن النتيجة النهائية لهذه الدراسة ستقدم إلينا على شكل تقرير يتضمن المقترحات والتوصيات المناسبة لمعالجة الأوضاع في هذه المنظمة، وأن ما سيتضمنه التقرير لا يتعدى كونه توصيات ومقترحات، وأن لدينا السلطة التنفيذية لقبول أو رفض تلك التوصيات أو المقترحات. وأخيراً أتقدم إليكم بوافر الشكر لمساهمتكم في هذه الدراسة، وكلي ثقة باستجابتكم وتعاونكم.