تصميم المكتب "إدارة المكاتب"

12/10/39 09:51:28 ص

مفهوم تصميم المكتب: يعرف المكتب بأنه ذلك الموقع الذي تتم فيه تأدية الأعمال الكتابية والورقية، وهو المكان الذي تترجم فيه الأهداف إلى واقع، حيث توافر المكاتب، لما لها من أهمية في المستويات الإدارية كافة، ففيه تمارس كل وظائف الإدارة. ويتضمن المكتب عناصر عدة لها أهمية كبيرة نتيجة لمساهمتها في إنجاز الأعمال وهي: 1 - العنصر البشري 2- درجة التكنولوجيا المستخدمة فيه 3- البيانات والمعلومات 4 - المعالجة وهي العمليات التي تتم بموجبها معالجة المدخلاته وتحويلها إلى مخرجات. ويقصد بتصميم المكتب، وضع خطة متكاملة تبين مواقع الأشياء والعناصر التالية داخل المبنى الذي يوجد به المكتب: 1. مواقع الإدارات والأقسام التنظيمية للمنظمة من بعضها البعض، وبعبارة أخرى مدى تقاربها أو تباعدها، ويعتمد ذلك على مدى التشابه والتكامل في النشاطات والأعمال التي تقوم بها تلك الوحدات التنظيمية 2. مواقع مكاتب الموظفين داخل البني وكيفية ترتيبها، وأماكن جلوس هؤلاء الموظفين، والمساحة المخصصة لكل منهم. 3. مواقع الأثاث، وكيفية توزيعه وترتيب غرف وقاعات المكتب.. مواقع المعدات والآلات والأجهزة المكتبية، وتوزيعها على الغرف المختلفة، وكيفية تثبيتها، وطريقة الوصول إليها لاستخدامها بسهولة ويسر. 5 - الظروف المادية المحيطة بالمكتب، کانظمة الإضاءة، وتكييف الهواء، ووسائل تخفيضه او القضاء على الضوضاء وكذلك مواقع الخدمات الموظفين كالمطعم، وغرف الاستراحة دورات المياه.... الخ. ويكون تصميم المكاتب بمثابة خارطة توضح مواقع الوحدات الإدارية وأقسامها وترتيبها وتحديد ما يلزم للقيام بها مع ضرورة العمل على توفير المناخ الملائم لذلك، فالتنظيم الإداري يتطلب ضرورة إعداد مكاتبة مناسبة تساعد على قيام الموظفين بأداء الأعمال، ويتوقف تصميم المكتب، على اعتبارات منها: 1. إحداث تغييرات في إجراءات وأساليب العمل، حيث لابد من مراعاة تصميم وترتيب المكاتب بما يتماشى مع أي تغيير جديد لأن ذلك يسهل على العاملين القيام بأعمالهم ويساعد على تسلسل وحسن سير العمليات الإدارية. 2. تغير في إعداد العاملين سواء بالنقص أو الزيادة، فزيادة عدد العاملين، تستدعي ضرورة إحداث مكاتب جديدة تقدم للعاملين كل ما هو مطلوبين لتأدية الأعمال. 3. ضيق المساحة الحالية للمكاتب القائمة، إذ إن تنوع الأعمال وكثرتها تتطلب ضرورة توافر مكاتب بمساحات، معقولة. 4. إن ادخال التكنولوجيا العمل، تتطلب ضرورة دراسية ومراجعة المكاتب القائمة. 5. إعادة البناء التنظيمي للتنظيم القائم تتطلب ضرورة دراسة ومراجعة المكاتب الحالية وإعادة تصميمها بما يتماشى مع ما هو جديد. 6. التأخير في إنجاز الأعمال، وكذلك شكاوى الموظفين. قد يكون المكتب في المبنى الذي تشغله المنظمة نفسها أو أي مبنى آخر. وأيا كان موقعه فإنه لابد من ملاءمة المساحة للوحدات التنظيمية التي يتكون منها المكتب، وأن تتوافر التسهيلات المطلوبة من مصاعد ومياه وإضاءة طبيعية وتهوية. تنبع أهمية المكتب من قيامه بتجميع البيانات من مصادر داخلية وخارجية وتسجيلها وتبويبها وتحليلها وإتاحتها للوحدات التنظيمية للإفادة منها. وتمثل هذه الأعمال المكتبية خدمات مساعدة وهي بالتالي تسهم بطريقة غير مباشرة في تحسين قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها. لقد بات من الضروري أن تضع المنظمة خططا لإعادة النظر في التصميم الداخلي المكاتبها بصورة دورية. (وبكلمات أكثر وضوحا ويجب أن تتم إعادة تصميم المكاتب كلما نشأت مواقف، أو ظهرت حالات، علي نحو ما سنری، تستدعي إجراء تغيير في هذا التصميم لما لذلك من تأثير على رضا العاملين، ولإعطاء المتعاملين مع المنظمة فكرة حسنة عنها. ولتصميم المكتب أهمية كبيرة وذلك لأنه يؤثر على مدير العمل في المنظمة. وعلى مقدار الاستفادة من مساحة المكتبه، وعلى راحة الموظفين ورضاهم عن مستعديل العمل، وعلى إعطاء الزائرين فكرة حسنة من المنظمة ولعلك على درجة كبيرة من الوعي على أنه من المفروض أن يتم تصميم مبنى المنظمة قبل بنائه، وذلك مثل وضع تصمية ( مخطط) للبيت قبل القيام ببنائه، كي يتلام مع خطة ترتيب المكاتب، وفي هذه الحالة فإن المنظمة لن تواجه مشاكل في ترتيب المكاتب بعد الانتهاء من إقامة المهني. ولكن مشاكل الترتيب. تكون كبيرة عندما تحاول أن ترتب مكاتب المنظمة في مبنى لم ينشأ أساسا ليتلاءم مع حاجاتها ومكاتبها. أهداف دراسة التصميم: 1 - انتقال العمل في اتجاه واحده وبشكل متسلسل: يراعى عند ترتيب أماكن الموظفين في كل إدارة أو قسم، أن ينساب العمل من موظف لآخر، ومن إدارة لأخرى في نفس الاتجاه، وفي خط مستقيم قدر الإمكان حتى يتم الانتهاء منه. إن مراعاة هذا المبدأ يؤدي إلى إنجاز الأعمال بسرعة، إذ إن المعاملات مستمرة بأقصر طريق ودون تأخيرها هنا أو هناك، ويمكن مناولتها من موظف لأخر دون الحاجة الانتظار مراسل لنقلها. 2 - الاستفادة القصوي من مساحة المكتب: يجب أن يراعى عند تصميم المكتب درجة الاستفادة من مساحته بحيث تكون أكبر ما يمكن والعمل على عدم ترك مساحات زائدة لا يستفاد منها، لذلك يجب عنده تقسيم مساحة المكتب وتخصيص مكان ملائم الاتساع لكل إدارة يتسع لموظفيها والأثاث والآلات المكتبية اللازمة لها. عند تصميم مبنى المكتب يجب الأخذ في الاعتبار توفير ظروف العمل المحيطة المناسبة للموظفين. إذ إن توفير الإضاءة الكافية والتهوية وتكييف الهواء المناسبين والاهتمام بنظافة المكتبه، والإقلال من الضوضاء، تؤدي كلها إلى راحة الموظفين أثناء تأديتهم لأعمالهم. 3 - سهولة الإشراف على الموظفين: إن التصميم الملائم يجب أن يؤدي إلى تسهيل مهمة الإشراف على الموظفين الذين سيعملون فيه. ففي بعض الأعمال التي تتطلب إشرافا مباشرة يتم ترتيب أماكن الموظفين بحيث تتجه انتظارهم إلى نفس الاتجاه، ويجلس المشرف في المكان نفسه مع موظفيه بحيث يكون خلفهم، وبذلك يستطيع الإشراف على جميع موظفيه في وقت واحد. كما يجب ألا يوضع أكثر من مكتبين ( طاولتين ) بجانب بعضها في مساحة مكتبية أو محطة عمل. أو وضع ثلاثة مكاتب ( طاولات ) ثلاثة موظفين بحيث تكون هذه الطاولات متجاورة مما سيعيق تحرك الموظف. كما يمكن تصميم المكتب ( مكان العمل ) بحيث يجلس الموظفون الذين يشغلون وظائف متشابهة بالقرب من بعضهم. 4- راحة الموظفين: عند تصميم مبنى المكتب يجب الأخذ في الاعتبار توفير ظروف العمل المحيطة المناسبة للموظفين، إذ إن توفير الإضاءة الكافية والتهوية وتكييف الهواء المناسبين، والاهتمام بنظافة المكتب، والإقلال من الضوضاء، تؤدي كلها إلى راحة الموظفين أثناء تأديتهم لأعمالهم. 5- اعطاء الزوار وجمهور المتعاملين انطباعا حسنا عن المكتب: يجب أن يحمل التصميم على تحسين المظهر العام المكتب، مما يشجع الموظفين على الإقبال على العمل، ويكون هذا المظهر الجيد للمكتب عاملا من عوامل الإعلان للمنظمة، نتيجة الفكرة الحسنة والانطباع الجيد التي يعطيها للزائرين وجمهور المتعاملين مع المنظمة. 6- مرونة التصميم وسهولة تعديله: من المحتمل حدوث بعض التغييرات في المكتب نتيجة إضافة إدارة أوقسم جديد، أو إلغاء ذلك أو دمج دائرتين أو قسيمين، لذلك فإن تصميم المكتب يجب أن يكون مرنا، أي قابلا للتعديل بأقل جهد وتكلفة. 7- تجنب ابتعاد الموظفين من أماكن عملهم: إن التصميم الجيد هو الذي يقلل من فرص ابتعاد الموظفين عن أماكن عملهم، ويمكن أن يتحقق ذلك بوضع المعدات والأجهزة المكتبية التي يحتاج إليها الموظف بحيث تكون قريبة منه، إذ إن اضطرار الموظف للانتقال يؤدي إلى ضياع وقت ليس بالقليل، كأن يمكن أن يصرفه عن أداء عمل منتج. دواعي تصميم المكتب هناك مجموعة من العوامل التي تدفع باتجاه إعادة النظر في تصميم المكاتب ومن أهمها: 1. اتساع نشاط المنظمة وحدوث تغييرات في إجراءات العمل، فالارتباط وثيق بين إجراءات العمل وتصميم المكتب، فكل منهما مؤثر بالآخر ومتأثر به. 2. تغيير محدد العاملين ( بالزيادة أو بالنقص) في الوحدات التنظيمية، مما يلقي بأثره علي المساحة العالية للمكتب. 3. الانتقال إلى مبنى جديد، أو استخدام معدات جيدة مختلفة عما هو مستخدم منها، فاقتناء آلات جديدة سيترتب عليه تغير في إجراءات العمل وواجبات ومسؤوليات الموظفين المتأثرين بإدخال هذه الآلات أو المعدات. 4. تعديل الهيكل التنظيمي للمنظمة، مما يترتب عليه استخدام وظائف أو إدماج واجبات وظيفة بواجبات وظيفة أخرى، أو تجزئة وحدات تنظيمية مها. 5. تغيير نظم العمل، مما يؤدي إلى تعديل إجراءات العمل المطبقة. 6. شكاوى العاملين من التصميم الحالي للمكتب، ووقوع حوادث أو إصابات عمل. 7. تأخير إنجاز الأعمال ووجود اختناغات، وأخطاء ترتكب في إنجاز العمل. 8. إعادة تصميم النماذج المعتمدة في المنظمة لإنجاز الأعمال. مزايا التصميم الجيد للمكتب يحقق التصميم الجيد لكان العمل المزايا الآتية: 1. تسهيل التنسيق والإشراف 2. رفع معنويات العاملين وبالتالي الإسهام في تحقيق الرضا الوظيفي. 3. تسهيل عملية الاتصال الداخلي في تحسين الأداء من خلال القضاء على حالات الاختناق في تدفق العمل. 4. الاستخدام المناسب للمعدات والتجهيزات المكتبية. 5. الاستخدام الاقتصادي للمساحة المكانية. العوامل المحددة لتصميم المكتب: هنالك مجموعة من العوامل المحددة لتصميم المكتب وأهمها: 1. المساحة المكانية المتاحة وشكلها Space. 2. عدد العاملين وطبيعة العمليات التي يضطلعون بها. 3. العلاقات التنظيمية Interdepartmental Relationships.. 4. تدفق العمل Work Flow. 5. الأثاث والمعدات والآلات المستخدمة 6. راحة العاملين Personnel Comforts والمنتفعين من الخدمة. 7. عدد المكاتب الخاصة Number of Private Offices 8. لياقة المظهر العام للمنظمة. مبادئ تصميم المكتب من أجل تحقيق أهداف التصميم السابقة، لا بد أن نتذكر أن مديري المكاتب يمكن أن يساهموا في ذلك. ودعنا نذكر أن هذه المبادئ هي عبارة خلاصة الخبرات العلمية الكثير من المنشآت التي تعتبر إرشادات يمكن أن يستفاد منها عند تصميم المكتب. وفيما يأتي عددا من هذه المبادئ 1. يجب أن ينتقل العمل في اتجاه واحد وعلى شكل خط مستقيم كلما أمكن ذلك. 2. يجب وضع الإدارات والأقسام التي تتشابه في طبيعة عملها، والتي يوجد علاقة فيما بينها بحيث تكون متجاورة وذلك من أجل تقليل الوقت اللازم لانتقال العمل فيما بينها. 3. مجموعات الخدمات المركزية مثل الطباعة، غرف الملفات، ووحدات معالجة المعلومات يجب أن تكون مواقعها بالقرب من الإدارات والموظفين الذين يستغناء هروبها أكثر من غيرهم. 4. يجب ترتيب أثاث ومعدات الموظفين في المكتب، في خطوط مستقيمة متماثلة، بحيث لا يبرر عن ذلك سوى أثاث، ( طاولة وكرسي ) الموظف المشرف. 5. يجب توزيع مساحة المكتب بدقة وذلك حسب احتياجات العمل وراحة الموظفين 6. يستحسن أن يكون الأثاث والمعدات والأجهزة المكتبية موحدة (أي من مقاسات وأحجام موحدة ) لأن ذلك يؤدي إلى زيادة المرونة في استعمالها بالإضافة إلى المظهر الحسن للمكتب، 7. يجب أن تكون الممرات في المكتب واسعة بحيث تسمح للمشاة بالمرور دون الاصطدام بطاولات الموظفين وأثاثهم. كذلك يجب أن يكون هناك ممر مفتوح باستمرار بين أماكن جلوس الموظفين، وأماكن مياه الشرب ودورات المياه وغيرها. 8. يجب ترتيب الموظفين في المكتب بحيث تسهل مهمة الإشراف عليهم، مثال ذلك: أن تتجه أنظارهم إلى نفس الاتجاه، بحيث تكون أماكن رؤسائهم خلفهم. 9. يجب ترتيب أماكن الموظفين بحيث لا يواجه أحدهم مصدر الإضاءة مباشرة، بل يجب أن تأتي الإضاءة إلى الموظف، من الأعلى ومن الخلف قليلا. 10. وضع الوحدات والأقسام التي تستخدم ويصدر عنها ضوضاء، مثل الآلات الكاتبة وأجهزة معالجة المعلومات.... غيرها، في أماكن معزولة عن باقي الأقسام الأخرى لضمان عدم إزعاجها 11. يجب تخصيص أماكن أو مكاتب خاصة بالموظفين الذين تتطلب طبيعة عملهم تركيز ذهني كبير لتمكينهم من أداء أعمالهم جو هادئ. 12. وضع الوحدات والأقسام ذات العلاقة الكبيرة بالجمهور في أماكن يسهل الوصول إليها من قبل المراجعين دون أن يحدث إزعاج لموظفي الإدارات الأخرى 13. وضع الإدارات والأقسام ذات الأعمال غير المرتبة بعيدة عن نظر الزائرين. 14 يجب توفير الإضاءة الكافية و تكييف الهواء المناسب لجميع الموظفين. 15 وضع المكاتب الخاصة في الأماكن التي يكون فيها تأثيرها السلبي على الآخرين أقل ما يمكن، وذلك من حيث حجبها للإضاءة والتهوية الطبيعية على سبيل المثال 16، يجب تقدير الحاجة إلى الموظفين والمعدات المكتبية في الحاضر والمستقبل. أنواع المكاتب: يمكن تصنيف المكاتب إلى نوعين أساسين من المكاتب، الأول يطلق عليه المكتب المفتوح والثاني يعرف باسم المكتب الخاص ( المغلق )، وسنتناول هذين الأساسين فيما يلي: أولا: المكتب المفتوح المكتب المفتوح هو المكان الواسع الذي لا يفصل بين العاملين فيه حوافز عالية کالجدران، الواصلة من الأرض إلى السقف، إنما يجوز أن نستعمل فواصل غير مرتفعة كثيرة، معدة من مواد مصنعة مسبقا كالخشب أو الألمنيوم أو غيرها، بحيث يسهل تركيبها وفكها لإزالتها أو نقلها إذا لزم الأمر. كما يمكن أن لا يكون هناك فواصل بل يكتفي بالممرات الجانبية التي تفصل الإدارات أو الموظفين عن بعضهم. هناك اتجاه بأن لا تقل مساحة المكتب المفتوح عن خمسة إلى ستة آلاف قدم مربع، وأن يصل عدد من يعمل فيه إلى أربعين موظفا، بحيث توجد في إحدى زواياه طاولة اجتماعات، يمكن أن يخصص المكتب المفتوح لموظفي إدارة واحدة، أو لموظفي عدد من الإدارات، تكون في العادة مرتبطة بالأعمال. مزايا المكتب المفتوح يحقق المكتب المفتوح عددًا من المزايا مع أنه لايخلو من العيوب أما أهم مزاياه فهي: 1 - يوفر في المساحة المكانية المتاحة للمكتب وذلك بتوفير مساحات الممرات الجدران والفواصل الدائمة. 2 - يسهل عملية الإشراف على الموظفين وزيادة كفاءتهم. 3 - يمكن بسهولة من مسايرة المتغيرات الطارئة والمستقبلية لمرونة تصميمه، ذللك بزيادة أو تقليل المساحة دون حاجة المهد، هم الجدران وازالتها 4- يؤدي إلى تطوير البيئة المادية للمكتب ، مثل الإضاءة والتهوية وذلك لعدم وجود الفواصل الثابتة العالية التي تحب الضوء الطبيعي والهواء يعمل ذلك على تحسين بيئة العمل الموظفين وزيادة فاعليتهم. 5- يعمل على تحسين الاتصالات المكتبية وتخفيض تكلفتها، وذلك بسبب وجود معظم الإدارات والموظفين في مكان واحدا، وانعدام الحواجز العالية مما يؤدي إلى تحقيق عملية الاتصال بسهولة ويسر وسرعة. ويؤدي المكتب المفتوح كذلك إلى زيادة التنسيق بين الإدارات المختلفة، وتقليل المكالمات الهاتفية وتقلل الاعتماد على المراسلين،، وكذلك تقليل تبادل المذكرات الداخلية بين الموظفين، والتي يمكن لها بالاتصال الشفهي. 6. يؤدي إلى سرعة سير العمل بين الموظفين والأقسام دون عوائق تعترض تدفق سير العمل. 7. يمكن من المكتب المفتوح استخدام الآلات والمعدات المكتبية بشكل جماعي، مما يوفر التكلفة والمساحة المستعملة لهذه الآلات والمعدات،. ۰8 يعتبر المكتب المفتوح داينما للموظف للاهتمام بنظافة وترتيب، مكتبه ( طاولته ومكان عمله المعتل د ) لأنه سيكون على مرأى من جميع زملائه. مشكلات المكتب المفتوح يمكن أن ينتج عن استخدام المكتب المفتوح المشكلات أو العيوب الأتية: 1. انعدام الخصوصية وخاصة بالنسبة للأعمال التي تتطلب السرية. 2. تشتت انتباه الموظفين نظرا لكثرة الزائرين، وكثرة الأحاديث الجانبية بين الموظفين 3. يحصدهمية توفير مستوى واحد من درجة الإضاءة والتهوية بما يناسبه، جميع الموظفين. ثانيا، المكاتب الخاصة أو المغلقة يقصد بالمكتب الخاص تلك الغرفة التي تم تخصيصها لأحد المدن بيرين أو أحد كبار الموظفين ليؤدي عمله فيها، دون أن يشاركه أحد من الموظفين فيه. كما قد يخصص مثل هذا المكتب لأي موظف تقتضي طبيعة عمله ذلك. وبما أن المكاتب الخاصة تسبب مشکلات كثيرة للمنظمة التي تستعملها فقد أصبح هناك ميل كبير إلى ضرورة تخفيض عددها إلى أقل حد ممكن مبررات استعمال المكاتب الخاصة " مزايا" 1. تعتبر مناسبة للأعمال ذات الطبيعة السرية (Confidential work) التي يجب أن لا يطلع عليها غير العاملين فيها. 2. تعتبر مناسبة للأعمال التي تحتاج من القائم بها إلى تركيز ذهني كبير، مثل إعداد التقارير المهمة، والأبحاث والدراسات، وأعمال التخطيط وما شابهها. 3. توحي بالاحترام والتقدير لبعض الوظائف والقائمين بها ( Prestige. عيوب المكاتب الخاصة 1 - الإسراف في المساحة المستخدمة. 2. صعوبة الإشراف على الموظفين، وصعوبة الاتصال وكثرة تكاليفه. 3، تؤدي إلى تعقيد مشكلتي الإضاءة والتهوية الطبيعيتين. .4 تعرقل تسلسل العملي وانسيابه في اتجاه واحد على شكل مستقيم. 5.. ارتفاع تكاليف إعداد مثل هذه المكاتب وكذلك صيانتها تحليل مكان العمل إن التوصل إلى تصميم مناسب لمكان العمل يفرض ما يأتي: 1. دراسة التصميم الحالي بما يشمله من دراسة موقع الآلات والمعدات والعلاقات التنظيمية، والتعرف على أوجه القصور في التصميم القائم سبيلا إلى مقارنة الترتيبات الحالية بالترتيبات الجديدة. 2 - حصر الأعمال التي تقوم بها الوحدات التنظيمية، وذلك من خلال الاستعانة بالخريطة التنظيمية، والتعرف كذلك على الخطط المستقبلية للمنظمة سواء تعلق ذلك بمنتجات جديدة أو بفلسفة إدارية جديدة. 3. رصيد إجراءات العمل الحالية 4. تحديد مجالات حركة العاملين في المنظمة والمتعاملين معها 5. دراسة مستحية لاحتياجات العاملين واستطلاع رأي المشرفين في مواقع عمل الوحدات التنظيمية. 6. دراسة مسحية للمعدات والأثاث المستخدمة فعلا ومقارنتها باحتياجات العاملين. 7. تحديد المساحات المطلوبة للوحدات التنظيمية والعاملين، ومقارنة المساحة المطلوبة بالمساحة المتاحة، ومن ثم القيام بعملية التخصص على أساس موضوعي.