تفويض السلطة يعتبر تفويض السلطة من أهم الأسمالية التي تلجأ إليها المنظمات الإدارية، من أجل توزيع السلطة بما يضمن تحصيل العملية الإدارية وتخليصها من أية تعقيدات أو عوائق (بيروقراطية) قد تعترض سبيلها، وبذلك فإنه ينظر إلى التفويض على أنه الأسلوب الذي يجعل التنظيم بشكل تام، والعملية الإدارية بشكل عام أمرا ممكنا.
ويعني التفويض أن يقوم الرئيس بتحديد، واجبات المرؤوس، أي المسؤوليات التي سيقوم بتنفيذها ومنحه السلطة اللازمة لتنفيذ هذه المسؤوليات، ومن خلال هذا التفويض، يقوم المرؤوس/ أو المدير المفوض إليه بتخطيط النشاطات التابعة له، وتوجيه الأفراد العاملين معه، واتخاذ القرارات في تنفيذ العمليات المطلوبة من كل فرد، فيما يضمن المساعدة في تحقيق الأهداف العامة للمنظمة التفويض يعني منح سلطة معينة بواسطة سلطة أعلى، فهو بهذا المعنى عبارة عن تخويل الحق إصدار بعض القرارات للمستويات الإدارية الأدنى، أو بمعني نقل الصلاحيات، ومن مستوى إدارة معين إلى مستوى إداري أدنى. يمكن اعتبار التفويض عبارة عن دفع السلطات إلى أسفل من الشرق، أو الرئيس الإداري إلى تابيعيه أو مرؤوسيه.
تستنج من تلك المعاني للتفويض الإداري أنه يعني الأمور التالية: - وجود سلطة معينة أو اختصاص من الواجاب ممارسته من جانب موظف معین. - يجوز لهذا الموظف أن ينقل جزءا من سلطاته للغير بموجب، الإدارة التشريعية المنظمة للاختصاصات. إن هذا الموظف، فقد استخدم تلك الرخصة تفويض جزء من اختصاصه الذي هو فيه غيره. إن التفويض لا يتم إلا من مهمة وى أعلى إلى مستوى أدنى أي من رئيس إلى مرؤوس. يعرف التفويض بأنه الوسيلة القانونية التي يتم وفقا لها قيام القائد الإداري بالتخلي عن بعض اختصاصاته إلى مجموعة مرؤوسيه لكي يمارسوها دون الرجوع إليه على أن يظل مسؤولا من الناحية القانونية عن تلك الاختصاصات المفوضة. فالتفويض لابد أن يكون وسيلة لنقل الاختصاص من القائد الإداري إلى أحد مرؤوسيه، يستوي في ذلك أن يتم التفويض صراحة أو كتابة أو مشفاهة. وتتساوى في ترتيب آثاره أن يكون مطلقا أو محدود المدة ومن حق المفوض – القائد الإداري- سحب أو إلغاء التفويض، أو تعديله زيادة ونقصانا وفقا المتطلبات أداء الأعمال وتقضي أصول التقويض عدم جواز ممارسة المفوض بنفسه الاختصاصات التي فوض أحد مرؤوسيه في القيام بها، طالما أنه لم يلغ التفويض. - لا يجوز للقائد الإداري أن يفوض كل اختصاصاته إلى أحد مرؤوسيه مهما كان مرکز المرؤوس وإنما لابد أن يشمل التفويض جزءا من اختصاصات القائد. - والحكمة من قاعدة عدم تفويض المسؤولية هي تجنب التعرض للتحايل على القانون بالتهرب من بعض المسؤوليات التي يلقيها القانون على عاتق القائم بالتفويض ليفوض جزءا من اختصاصاته وذلك لتلازم السلطة والمسؤولية. ومن ناحية أخرى فإن تفويض السلطة لا يعني تفويض المسؤولية. لأن هذه الأخيرة تظل مسؤولية الرئيس أو المدير المفوض للسلطة أمام رئيسة الأعلى. ولكن تفويض السلطة يقترن أيضا بتحديد المسؤولية أي مسؤولية الشخص المفوض إليه السلطة.
وعلى مستوى شمولية السلطة المفوضة أو تحديدها فإن اتساع نطاق السلطة المفوضة في المستوى الإداري الأعلى، ربما كان أفضل من تحديدها لأن ذلك يتيح للمديرين فرصة أكبر ومرونة أكثر في التعامل واتخاذ القرارات، وعلى عكس ذالي، فإنه يفضل تحديد نطاق السلطة الفوضة كلما اقتربنا من قاعدة التنظيم الإداري.
ويعني التفويض انسياب السلطة والمسؤولية من أعلى إلى أدنى المستويات الإدارية في التنظيم. ولذلك فإن التفويض يعتبر العملية التي يتم من خلالها إنشاء المراكز الإدارية من الهيكل التنظيمي وتمثل خطوات تفويض السلطة في الآتي: 1 - تحديد واجبات المرؤوس: ويجب على الرئيس أن يحدد بدقة الأعمال التي يجب على المرؤوس القيام بها والتأكد من أن المرؤوس قد فهمها. وقد يلجأ المدير إلى إسناد الأعمال إلى المرؤوس بطريقة عامة دون أن يحددها بدقة حتى يترك له بعض الحرية في التصرف. وتكمن الصعوبة في هذه الوسيلة أن المرؤوس قد لا يستطيع تحقيق النتائج المرنموية لمدوء فهيبة لطبيعة المهام المسندة إليه. وبالمثل، ان الرئيس يجب أن يحدد بدقة الواجبات المطلوبة حتى يتشرف على قدرات ومهارات وخبراته المرؤوسمين، والتحديد الدقيق يتطلب من الرئيس إعطاء تعليمات صريحة وواضحة لما هو متوقع من المرؤوس. وبصفة عامة: فإن درجة الدقة وتحديد واجهات المرؤوس تعتمد على عدة عوامل منها طبيعة العمل المطلوبي القيام به، الوقت المتاح، الأفراد المسند إليهم للعمل، وخبرات المدير السابقة. 2 - هذه السلطة اللازمة لتنفيذ الواجبات: وتعني إعطاء الحقوق الضرورية للمرؤوس لتنفيذ الواجبات المستندة إليه. وتدليل نعطافي السلطة المفوضية للمروكي لا تفويض، تغيظل مفوض السلطة مسؤولا عن أعمال مرؤوسيه أمام رئيسه ولا يمكن أن يتهرب منها. ويمكن للرئيس صاحب السلطة الأصيلة أن يسترد السلطة التي سبق له تفويضها إذا ما ظهرت الحاجة لذلك. 3 - جعله مسؤولا أمام رئيسية عن النتائج: ويقصد بذلك التزام المرؤوس أمام الرئيس بأداء ما أسند إليه من أعمال وتحقيقه للنتائج المطلوبة. ولا يعني جعل المرؤوس مسؤولة عن أعمال معينة إعفاء رئيسية من المسؤولية. فالمسؤولية لا تفويض، فيخلل مفوض السلطة مسؤولا عن أعمال مرؤوسيه أمام رئيسه ولا يمكن أن يتهرب منها.
التفويض المعاكس قد يحدث أحيانا أن يأتي الرؤساء والمرؤوسون أعمالا تكون نتيجتها انعكاس الاتجاه الطبيعي ثلة فويض، فبدلا من أن تتحرك السلطة إلى أسفل، تتحرك إلى أعلى، أي من المرؤوس إلى الرئيس. وهناك عدة طرق يتم هذا الوضع فيها بشكل ودي، منها أن يقوم المرؤوس بطرح سؤال على الرئيس منها يجب اتخاذه من أمر فوضه الرئيس إليه. والمفروض حسب مبدأ التفويض أن المرؤوس" هو الذي يجيب عن ذلك السؤال. وهناك طريقة أخرى وهي أن يقوم المرؤوس" بالتدرب على المشكلة " وقد يعني هذا بالنسبة له أن حلها يقع في نطاق مسؤولية الرئيس، وهنالك طريقة ثالثة وهي أن يقوم المرؤوس بعمل توصيات مبهمة لاتخاذ إجراءات ما دون إرفاقها بمعلومات أكيدة أو تحليل دقيق لكافة الأمور أو إرفاقه المستندات التي تشير إلى استخدام قرار مفتوح. وهذه العملية بالتالي ما هي إلا إحالة عديدة من الأسئلة وما سيتتبعها من جهد وعمل إلى الرئيس إذا ما قبل مثل هذا النوع المتردي من الأداء. ويوكل المسؤولون بالسلطة إلى أنفسهم حينما يقومون بصفة مستمرة بالإشراف على مرؤوسيهم الذين فوضوا إليهم هذه الأمور، فإذا ما قال الرئيس مثلا لمرؤوسه " إنني أتفق معك، على خطة العمل هذه، أرجو أن تخبرني كيف أساعدك في هذه المسألة " فعندئذ ستكون النتيجة أن يتلقى مذكرة من ذلك المرؤوس يطلب منه اتخاذ قرار أو حل مشكلة كان لابد أن يقوم هو بنفسه بها.
ولكي نمنح هذا التفويض المعاكس، على رئيس العمل أن يتبع الإرشادات التالية: - رفضه تقرير أي أمر يقع على عاتق المرؤوس أن يقرره. - ممارسة نوع من التفهم للأخطاء التي بحسن نية وإجراء العقاب اللازم على الأخطاء المتكررة والتي تنتج عن حماقة وعدم تفكير - تدريب وتنمية المرؤوسين بالشكل الذي يؤهلهم لقبول التفويضي. - وضع تعريف واضح ودقيق مدى مسؤولية المرؤوس، وعند إجراء أي تعديل على ذلك لابد أن يتم ذلك على فهم ووضوح متبادل بين الطرفين.
التمييز بين تفويض السلطة ونقل السلطة يختلف مفهوم نقل السلطة عن مفهوم تفويض السلطة على الرغم أن كلا منهما يتضمن توزيعا للسلطة عبر أجزاء الهرم الإداري، وأهم مميز يدعو لهذا الاختلاف أن نقل السلطة يتضمن نقلا للمسؤولية، ويصبح من تنقل إليه ذا شخصية مستقلة ويمارس السلطات المنقولة كحق وكجزء أساسي من شخصيته الوظيفية، وأنه لا يجوز سحب هذه السلطات إلا من الجهة التي قامت بنقل السلطة، وهنا تجدر الإشارة إلى أن عمليات التفويض متاحة ومسموح بها لكل رئیس في علاقاته مع مرؤوسيه، أما عملية نقل السلطة فلا يجوز إلا للجهات العليا التي تخول هذا الحق قانونيا. وبذلك يمكننا أن نتوقع توسعة في عمليات التفويض طالما وجدت الاستعداداته والظروف التي تمكن من ذلك، بينما لا نتوقع مثل هذا الأمر بالنسبة لحالات، نقل السلطة التي تحتاج الى مزبيا، من الدراسة والنجر وخاصة أنها قد تؤدي إلى نوع من إعادة التنظيم أو إجراء تعديلات في التنظيم. ويعتمد حجم التعديل أو التغيير التنظيمي على حجم السلطات المنقولة وتوزيعاتها.
مبادئ تفويض السلطة يعتبر تفويض السلطة أحد الأسس التنظيمية التي يقويت عليها تنظيم العلاقات في العملية الإدارية. فبدون هذا التفويض يفقد التنظيم أحد أوردته، ويصبح فشل العملية الإدارية أمر حتميا. ولكي يؤدي تفويض السلطة الدور المطلوب منه، فإن هناك قواعد إرشادية يمكن تطبيقها لتزيد من فعالية هذا التفويض ويمكن إيجاز هذه المبادئ التي تساعد المدير على تحقيق فاعلية التفويض فيما يلي: 1 - مبدأ التفويض بالنتائج المتوقعة: فنظرا لأن السلطة هي أداء الإدارة للمساهمة في تحقيق أهداف المشروع. فتفويض السلطة لمدير معين يجب أن تكون ملاءمة لتأكد قدرته على تحقيق النتائج المتوقعة 2 - مبدأ التحديد الوظيفي: يتطاب إنتهاء الوحدات التنظيمية تجميع الأنشطة اللازمة الإنجاز الأهداف. ومدير كل وحدة يجب أن يكون لديه السلطة اللازمة لتنسيق الأنشطة مع المشروع ككل. وكلما كان تحديد النتائج المتوقعة، الأنشطة المطلوبة وعلاقات السلطة والمعلومات مفهومة وواضحة مع الوحدات التنظيمية الأخري، استطاع الفرد المسؤول المساهمة بفاعلية مسؤولية اتخاذ القرارات والاتصالات. 3 - مبدأ التدرج Scalar ويشير إلى سلسلة علاقة السلطة المباشرة من الرئيون إلى المرور من خلال الهيكل التنظيمي، فكلما زاد وضوح خطة السلطة من قمة الإدارة العليا في المشروع إلى كل مركز مرؤوس، زادت فاعلية مسؤولية اتخاذ القرارات والاتصالات. 4 - مبدأ مستوى السلطة: ويقصد به أن يراعي المديرون عند كل مستوى إدارة و أن يتخذوا كل القرارات في حدود السلطة المذوبة إليهم، ولا تعرض المشاكل على مستوى السلطة الأعلى لاتخاذ قرار فيها إلا إذا كانت خارجة عن نطاق التفويض المخول لهم. ويتضح من هذا المبدأ أنه يجب على المدير عند تفويضه لبعض سلطاته أن يتأكد من وضوح عملية التفويض وأن المرؤوس يفهم ما أسند إليه من عمل. كما يجب على المدير أن يتأكد من عدم اتخاذه قرارات مجال الجزء من العمل الذي قام بتقويضه. 5 - مبدأ وحدة الأمر: ويشير إلى وجوب تلقي المرؤوس تعليماته من رئيس واحد. سيساعد ذلك المبدأ على تقليل المشاكل والخلافات التي تنتج من تضارب الأوامر، وتزيد من شعور المرؤوس بمسؤوليته نحو تحقيق النتائج. ومن الممكن أن يتلقى المرؤوس أوامره من أكثر من رئيس ويصبح مسؤولا أمام كل منهم كما في حالة " السلطة الوظيفية ". 6 - مبدأ المسؤولية المطلقة: ونظرا لأن المسؤولية التزام، فلا يجوز تفويضها فلا يستطيع أي مدير أن يتلخص من مسؤوليته بتفويضها إلى مرؤوسيه. فمسؤولية المرؤوسين أمام رؤسائهم عن الأداء مسؤولية مطلقة، بمجرد قبولهم بها. كما لا يستطيع الرؤساء أن يتهربوا من مسؤولية الأنشطة التي يقوم بها مرؤوسيهم أمام السلطة الأعلى. 7 - مبدأ تكافؤ السلطة والمسؤولية: ويشير هذا المبدأ إلى ضرورة أن يمنح الفرد السلطة الكافية لأداء واجباته المكلف بها أو المسؤول عنها. أي يجب أن تتناسب السلطة الممنوحة للمرؤوس مع المسؤولية الملقاة على عاتقة، فالمسؤولية يجب أن لا تزيد أو تنقص عن السلطة المفوضة للمرؤوس. وعادة ما يكلف الرئيس مرؤوسيه بأداء أعمال معينة ويجعلهم مسؤولين عن تنفيذها أمامه دون أن يمنحهم السلطة الكافية لأداء هذه الأعمال.
كما تؤثر الاتجاهات الشخصية للمدير على نجاح أو فشل عملية تفويض السلطة ومن بين الاتجاهات التي تساعد على نجاح التفويض ما يلي: • استعداد المدير لتقبل آراء المرؤوسين وإعطائهم فرصة التعبير عن آرائهم. • رغبة المدير التخلي عن حقه في اتخاذ القرارات لمرؤوسيه. • استعداد المدير لتقبل أخطاء مرؤوسيه والصبر عليهم حتى يتقنوا عملهم. • استعداد المدير للثقة من مرؤوسيه.
أهداف التفويض، يمكن تقييم الأهداف الرئيسية لعملية تفويض السلطة أو تفويض الاختصاص إلى مجموعتين رئيسين هما: • مجموعة الأهداف التنظيمية التي تستهدف رفع كفاءة وفاعلية التنظيم. • مجموعة الأهداف الإنسانية التي تستهدف رفع كفاءة وفاعلية العنصر البشري، داخل التنظيم فيما يلي أمثلة لبعض الأهداف التنظيمية: - تحقيق درجة عالية من المرونة التنظيم في مواجية دورات الداخلية والخارجية - ترشید، عملية اتخاذ القراراتها عن طريق تغيبية كل مستویی ادارتی مہم معلومات، مربعة ودقيقة. - التحرر من القيود الروتينية المعرقلة للتنفيذ، وست. همان مدرعة إنجاز الأعمال.
أما الأهداف الإنسانية لعملية التفويض فتتمثل في ما يلي: • تنمية وتطوير قدرات الأفراد وتشجيعهم على تحمل المسئولية. • رفع الروم المنوية للعاملين نتيجة لمنحهم الثقة طاقاتهم وقدراتهم • تدريب العاملين في المستويات المختلفة على تولي مناصب أعلى وتحمل مسئوليات، أكبر. • تشجيع العاملين على مواجهة المشاكل واتخاذ القرارات دون تردد.. • إتاحة الفرصة الإبداع والابتكار، وتنمية المهارات والقدرات. • إعطاء الفرصة الكاملة للرئيس الأعلى للقيام بمهامه الأساسية. • تقوية العلاقات الإنسانية بين أعضاء التنظيم الإداري • تجديد الواجبات والاختصاصات بکسلر عاملى الملل من أداء أعمال، روتينية بحوزة دائمة • تفرغ المديرين لأعمال التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات الحيوية نتيجة تخفيض أعباء العمل عليهم
الاختصاصات الداخلة في نطاق التفويض يرى العلماء أن القائد الإداري لا يجوز أن يفوض أحد مرؤوسيه للأعمال التفصيلية أو الفنية التي يتكرر حدوثها يوميا ومنها: • القرارات المتعلقة بمهام تتكرر في العمل. • المهام التي تجعل المدير متخصصة تخصصأ دقيقا وتبعده عن تكوين بصورة عامة عن العمل. • المجالات التي يكون فيها المرؤوسون مبدعين ومؤهلون. • بعض جوانب العمل التي لا يرغب المدير في القيام بها. • بعض المجالات التي يرغب المدير في تطوير مهارات المرؤوسين.
أما الإختصاصات الخارجة عن نطاق التفويض فلا يجوز للقائد الإداري أن يفوض بعض سلطاته في الأمور التي تتعلق بالسياسة المالية والقرارات الحيوية بالمنظمة مثل:. • الاختصاصات المالية الميزانية وموارد المنظمة ونفقاتها. • القرارات المصيرية كالتوسع في النشاط أو التجديد والإحلال وإعادة التنظيم. • الاختصاصات المتعلقة بتغير سياسات المنظمة أو رسم سياسية جديدة أو تعديل سياسية قائمة. • الاختصاصات المرتبطة بأساليب العمل ونظام الأجور والمرتبات والمكافآت والجزاءات. • الاختصاصات المرتبطة بشغل الوظائف القيادية أو الترقية إليها أو النقل منها. • رسم خطة العمل داخل المنظمة وتحديد المبالغ اللازمة لتنفيذها. • الإشراف على العلاقات العامة.
أشكال التفويض تعددت تقسيمات الكتاب لأشكال التفويض، فهو عدة أنواع منها: 1 - التفويض إلى الأسفل، أي إعطاء بعض المرؤوسين سلطات معينة من قبل الرئيس الأعلى للقيام بها. 2 - التفويض إلى الأعلى، ويكون الشكل من التفويض عكس ما هو معمول به في التفويض إلى الأسفل، حيث يتم إعطاء صلاحيات جديدة من قبل أعضاء التنظيم أو مجالس الإدارة كما هو في القطاع الخاص إلى الرئيس الأعلى لكي يتولى القيام بها بصورة كاملة، ويحق له مهارية كل الصلاحيات المحطات. 3 - التفويض الجانبي: ويمارس هذا النوع من التفويض على مستوى الرؤساء أصحاب الاختصاص بما في ذلك سلطاتهم المركزية المختصة. 4 - التفويض المباشر وغير المباشر: ويترتب على التفويض المباشر إعطاء الصلاحيات والسلطات أو جزء منها إلى المرؤوسين بصورة مباشرة ودون تدخل طرف ثالث ، أي مخاطبة الرئيس الأعلى لمن هم دونه مباشرة، ولكن في حالة التفويض غير المباشر وهذا قليلا ما يتم تطبيقه، فإنه يمكن أن يتم تفويض جزء من الصلاحيات والسلطات إلى شخص عن طريق تدخل طرف لإعطائه والسماح له بمباشرة عملية التفويض 5 - التقويض الرسمي وغير الرسمي: يكون التفويض رسميًا حينما يتم إعداده وفقا القواعد قانونية وأنظمة مكتوبة وبشكل متعارف عليه، ولكنه غير رسمي حينما لا يخضع للأنظمة والقواعد القانونية بل بكون مبنيا على الأعراف والعادات والتقاليد. 6 - التفويض المشروط وغير المشروط: يكون التفويض مشروطا عندما يتطلبه قبل إجرائه ضرورة موافقة الرئيس الأعلي للمرؤوس المفوض ) للقيام بممارسته على أرض الواقع، ويكون التفويض غير مشروط عندما يكون المرؤوس ( المفوض له ) حرا في البدء بممارسة دون أخذ موافقة ومراجعة الرئيس الأعلي. 7 - التفويض الجزئي الكامل والتفويض الجزئي غير الكامل: بيبقي التفويض جزئيا، لأن التفويض الكامل يعتبر نزولا من الانقسامات من جانب الرئيس، وهو أمر غير مشروع. 8 - التفويض العام و الشامل: التفويض العام يتمثل في إعطاء الرئيس الأعلی مجموعة من الاختصاصات ذات المهام والواجبات التي تحتاج إلى سلطات معينة للمرؤوس ولكن دون أن يترتب على ذلك تفويض مطلق أو كامل، بل تفويض عام محدد في بعض المجالات. أما التفويض الخاص فهو إعطاء الرئيس الأعلى للمرؤوس سلطات من أجل تنفيذ مهمة معينة. التفويض المؤقت والدائم يكون التفويض أمحيانا مؤقتا لظروف طارئة ولفترة زمنية 9 - التفويض البسيط والمركب: هو تلك الحالة التي يقوم به وي بها الرئيس الأعلى بتفويض جزء محدد من اختصاصاته لشخص ما، بينما يعني التفويض المركب تفويض الرئيس الأعلى لجزء كبير من اختصاصاته لعدد من الأشخاص يقومون بذلك مشتركين.
محددات التفويض تختلف المحددات وتتعدد، ويمكن حصر أبرزها فيما يلي: 1 - المناخ الديمقراطي في داخل المنظمات المعنية ومناخ المشاركة فيها، فكلما ازدادت درجة الديمقراطية والمشاركة كلما كان ذلك مدعاة لمزيد من الزيادة في المستويات الدنيا وعلى تفويض مزيد من الملفات و الصلاحيات. 2 - طبيعة النظام اليومي للأعمال ودرجات تنوعها واختلافها، ودرجة سرعة التغير فيها، حيث إن عملية التفويض تكون أكثر يسرا ونجاحا وأقل مخاطرة في الحالات التي تتميز فيها الأعمال بقدر كاف من الوضوح والانتظام وعدم التغير السريع فيها، وذلك لأن هذا يسمح بتكرارها والتعرف على كافة ملابساتها من قبل المرؤوسين مما يزودهم بالدراية والخبرة. 3 - توازن البناء النفسي للرؤساء الذين يقومون بعمليات التفويض، حيث يؤدي ذلك إلى تحديد درجة استعدادهم للتنازل عن بعض صلاحياتهم دون أن يشعرهم بأن في ذلك ما يمثل انتقاما من مكانتهم وهيبتهم كما أن ذلك يحول دون تخوفهم من مرؤوسيهم ولا يضعهم في موقع المنافسة معهم، بل أنه قد يمثل دافعة أساسية ومقنعة الضرورة تطوير المرؤوسين وإعدادهم لتحمل المسؤولية مكانهم في أي وقت قد يشغر موقعهم لأي سبب كان. 4 - مدى تعقيد الأعمال أو بساطتها ودرجة تنوعها، حيث إن التفويض يتناسب عكسيا مع درجة التنوع والتعقيد في الأعمال، وطرديا مع بساطتها، نظرا لأنه يكون بمقدور المرؤوسين القيام بمثل هذه المهام المفوضة. 5 - مدى الارتباط بين حجم السلطة وبين الاستقرار والأمن الوظيفي فكلما زادت درجة الأمن الوظيفي زادت احتمالات التفويض ودرجاته، والعكس بالعكس. 6 - مدى التعسف أو التزمت في المسألة عند الوقوع في أخطاء أو عند تحقيق بعض الفشل. 7 - خلق كوادر جديدة نتيجة تمرس العاملين على أداء تلك الأعمال المفوضية إليهم، مما يعود بالخير على المنظمة. يساعد التفويض على خلق مناخ أوسيح من الحرية والمبادرة بقدر قد يضاعف روح الابتكار والإبداع. وهذا أمر يبدو حيويا جدا لحياة المنظمة وتطورها.
شروط نجاح التفويض للقيام بعملية التفويض كعملية إدارية فعالة وناجحة وقادرة على تحقيق الفرض منها، لا بد من توافر شروط عديدة ليس فقط في الكفاءات البشرية وإنما في عملية التفويض نفسه بكل جوانبك ولكي تنجح عملية التفويض بيجب أن تتوافر الاعتبارات التالية: • . أن يكون التفويض واضحة ومحدد ومعلنا. • أن يكون المفوض إليه قادرا على ممارسة السلطات المفوضة إليه ومحل ثقة المفوض • التفويض لا يكون إلا جزئيا، أي لا يتضمن كل الاختصاصات وإنما بعض الصلاحيات والسلطات التي قد يساعد تقويضها على تحقيق الكفاءة والفعالية والاستمرار. • عدم تفويض ما تم تفويضه. • أن يقتنيع المفوض بمبدأ التفويض ذاته وبما يحققه من فوائده. • أن يكون غرض المفوض من التفويض حسن الإدارة: لا التهرب من مسئولياته وواجباتهم • حسن اختيار المفوض للكثير الذي يقود إليه بعدم اختصاصاته.. أن لا ينتج عن التقويض أي اختلال، بالتوازن بين السلطة والمسؤولية لكل من المفوض والمفوض إليه • أن يتابع المفوض بصورة أو بأخرى الأعمال التي شملها التفويض، لأنه يظل مسولا منها. • أن يتم تدربيها بمن ستفوض إليه السلطة على ممارستها قبل أن تفوض إليه نهائيا. - التأكد باستمرار من حسن استخدام السلطة المفوضة من خلال نظام جيد للاتصالات والرقابة والمتابعة. المعوقات و المشكلات التي تواجه عملية التفويض: تتفاوت المعوقات التي تواجه عملية التفويض وتتعدد أبعادها، وتقديم العوامل المتعلقة بهذه المعوقات، إلى: أولا: عوامل تتعلق بالرئيس الإداري. ثانيا: عوامل تتعلق بالمرؤوسين. ثالثا: عوامل تتعلق بالتنظيم. أولا عوامل تتعلق بالرئيس الإداري: تعتبر مقاومة الرئيس للتفويض من المعوقات، وتمثل ذلك فيما يلي: 1 - الرئيس الذي تنقصه الخبرة العلمية يبقي في حالة تردد بما يواجهه من اتخاذ قرارات، وهذا التردد يعتبر من المعوقات التي تواجه عملية التفويض ۲. التردد في ممارسة التفويض من قبل الرئيس. ويعود لعدم توافر الخبرة لدى الرئيس، ولعدم وضوح الرؤية أمامه، حيث تتشكل اعتقادات مند البعض الرؤساء بأن هناك بعض المنافسين لهم، فيتولد لديهم شهور بعدم الأمان تجاه المستقبل، بالإضافة إلى الخوف من حده وبت أخطاء أو عيوب نتيجة للتفويض. ۳. عدم وجود ثقة من المرؤوس بالمرؤوسين، وعدم وجود نضوج فكري لدی بعض الرؤساء نتيجة لحسابات خاطئة تتكون من معتقدات وأفكار غير صحيحة، أضف إلى ذلك أن هناك عددا من رؤساء يخافون من تمرد بعض المرؤوسين. 4 - عدم الإلمام بمبادئ الإدارة وتدني المستويات الثقافية لدى بعض الرؤساء. 5- رغبة الرؤساء في الاستئثار والظهور بمظهر القوة كي يرجع إليهم المرؤوسين كل تصرف، نتيجة لعدم تفويض الصلاحيات. ثانيًا العوامل المتعلقة بالمرؤوسين تتمثل المعوقات المتعلقة بالمرؤوسين وتؤثر في عملية التفويض أو تعمل على إعاقتها بما يلي 1 - عدم توافر حوافز فعالة بعد إنهاء عملية التفويض تعمل على دعم السلوك الناجح الذي قام به المرؤوس، ونتيجة لذلك فإن المرؤوسين يهاجمون من قبول عملية التفويض ۲. عدم توافر أنظمة معلومات كاملة تشجع على إنجاح عملية التفويض. 3. عدم توافر الخبرة الكافية في الشخص المفوض إليه من حيث القدرات والمهارات وكذلك الاختصاصات. 4 - عدم الثقة واطمئنان المرؤوسين للرئيس الأعلى حول ردود فعله في حالة ارتكاب بعض الأخطاء نتيجة للقيام بعملية التفويض. ٥. ضعف الثقة بالنفسي لأسباب صحية أو اجتماعية، والشخص المفوض إليه الذي لا يثق بنفسه لا يثق بقدرته على إنجاز ما فوض إليه، ويظل مترددة ومتشككا في معظم أعماله مما يترتب عليه إعاقة العملية التفويضية.
ثالثًا: العوامل المتعلقة بالتنظيم تتحدد المعوقات بالجانب التنظيمي فيما يلي 1. تحديد الاختصاصات الوظيفية: وذلك باستخدام الوصفة والمواصفات الوظيفية لتحديد كل الواجبات والمهام والمسؤوليات المتعلقة بكل وظيفة. ٢. وضوح خطوط السلطة داخل التنظيم: يعتبر وضوح خطوط السلطة الرسمية ضروريا لبيان دور بهجة الترابط والمرجعية بين المستويات الإدارية، وهذا يساعد الرئيس والمشرف بدرجة كبيرة في معرفة المرؤوسين وتوضيح خطوط الاتصال ودعم مبدأ وحدة الأمر لتجنب الازدواجية والتضارب بين الرؤساء. 3-. وضوح الأهداف، لكي يستطيع الرئيس والمرؤوس العمل بوضوح ومعرفة خاصة فيما يتعلق بالتفويض. 4 - ضرورة توافر أنظمة اتصال ورقابة إدارية جيدة: كلما كانت البيئة التنظيمية تتمتع بدرجة كبيرة من الجودة في أنظمة الاتصال والرقابة، كما كان بالإمكان تطبيق عملية التفويض الفعال بكفاءة عالية.